Πώς να ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις AI στο Teams

Σύντομη απάντηση: Οι σημειώσεις AI στο Teams λειτουργούν καλύτερα όταν οι διαχειριστές ενεργοποιούν πρώτα τις σωστές πολιτικές Copilot και μεταγραφής και, στη συνέχεια, οι διοργανωτές ενεργοποιούν τον Facilitator ή χρησιμοποιούν την Ανακεφαλαίωση σε υποστηριζόμενες συσκέψεις. Όταν η άδεια χρήσης, η μεταγραφή ή ο τύπος σύσκεψης δεν έχουν οριστεί σωστά, οι σημειώσεις ενδέχεται να μην εμφανίζονται ή να είναι ελλιπείς.

Βασικά συμπεράσματα:

Έλεγχος διαχειριστή: Ελέγξτε τις πολιτικές συσκέψεων του Teams προτού περιμένετε να εμφανιστούν οι σημειώσεις AI.

Έλεγχος άδειας: Αντιστοίχιση των λειτουργιών Facilitator, Recap και Copilot με το σωστό δικαίωμα.

Απαίτηση μεταγραφής: Ενεργοποίηση και εκτέλεση μεταγραφής όταν οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης μετά τη συνάντηση έχουν σημασία.

Ρύθμιση συσκέψεων: Χρησιμοποιήστε προγραμματισμένες, υποστηριζόμενες συσκέψεις με σαφείς ημερήσιες διατάξεις για τη βελτίωση των αποτελεσμάτων.

Ανθρώπινος έλεγχος: Επαληθεύστε ονόματα, αποφάσεις, προθεσμίες και ευαίσθητες λεπτομέρειες πριν από την κοινοποίηση σημειώσεων.

1. Τι σημαίνουν οι σημειώσεις AI στο Teams 🤖

Πριν προχωρήσετε στην ενότητα Πώς να ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις AI στο Teams, πρέπει να διαχωρίσετε τρεις παρόμοιες λειτουργίες:

• Σημειώσεις που δημιουργούνται από τεχνητή νοημοσύνη κατά τη διάρκεια της σύσκεψης - συνήθως υποστηρίζονται μέσω του Facilitator στις συσκέψεις του Teams.

• Σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης στην Ανακεφαλαίωση - σημειώσεις και εργασίες παρακολούθησης που εμφανίζονται μετά από μια σύσκεψη ή εκδήλωση.

• Σημειώσεις σύσκεψης Copilot - σημειώσεις που δημιουργούνται μέσω του Microsoft 365 Copilot από την εμπειρία συνομιλίας ή ανακεφαλαίωσης της σύσκεψης.

Το Facilitator μπορεί να δημιουργεί σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης σε πραγματικό χρόνο, να συνοψίζει βασικές αποφάσεις, να καταγράφει ανοιχτές ερωτήσεις, να απαντά σε ερωτήσεις σε συνομιλία συσκέψεων και να βοηθά στη διαχείριση εργασιών. Η Microsoft αναφέρει ότι απαιτείται άδεια χρήσης του Microsoft 365 Copilot για την προσθήκη του Facilitator σε μια σύσκεψη ή την ενεργοποίησή του κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, αν και οι εσωτερικοί συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να βλέπουν τις ζωντανές ενημερώσεις μόλις εκτελεστεί.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία, επειδή κάποιος μπορεί να λέει «Σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης» και να εννοεί τον κομψό πίνακα ζωντανών σημειώσεων, ενώ κάποιος άλλος εννοεί την καρτέλα σημειώσεων Τεχνητής Νοημοσύνης μετά τη συνάντηση. Ίδια κουζίνα, διαφορετικά συρτάρια.

2. Γρήγορη λίστα ελέγχου πριν ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις AI στο Teams ✅

Ιδού το στεγνό αλλά σημαντικό κομμάτι. Οι σημειώσεις AI δεν εμφανίζονται μαγικά μόνο και μόνο επειδή κάποιος έκανε κλικ στην επιλογή "Συμμετοχή". Συνήθως χρειάζεστε την κατάλληλη άδεια χρήσης, την κατάλληλη πολιτική διαχειριστή, ενεργοποιημένη τη μεταγραφή και μια μορφή σύσκεψης που υποστηρίζει τη λειτουργία.

Ελέγξτε πρώτα αυτά:

• Ο οργανισμός σας διαθέτει το Microsoft 365 Copilot για ζωντανές σημειώσεις Facilitator AI ή το Teams Premium / Copilot όπου χρησιμοποιούνται δυνατότητες Intelligent Recap.

• Η μεταγραφή επιτρέπεται από την πολιτική συσκέψεων του Teams.

• Ο Copilot δεν έχει αποκλειστεί από κάποια πολιτική διαχειριστή.

• Η σύσκεψη είναι μια προγραμματισμένη σύσκεψη Teams όπου υποστηρίζεται η λειτουργία.

• Ο διοργανωτής ή ο παρουσιαστής έχει άδεια να ενεργοποιήσει τη σχετική λειτουργία τεχνητής νοημοσύνης.

• Η συνάντηση είναι αρκετά μεγάλη και μεταγράφεται αν θέλετε σημειώσεις με τεχνητή νοημοσύνη μετά τη συνάντηση.

της Microsoft περιλαμβάνει την επιλογή "Προβολή σημειώσεων και εργασιών που δημιουργούνται από την τεχνητή νοημοσύνη από συσκέψεις" ως δυνατότητα επικοινωνίας με την υποστήριξη της τεχνητής νοημοσύνης, ενώ οι οδηγίες Facilitator αναφέρουν ξεχωριστά ότι απαιτείται το Microsoft 365 Copilot για την προσθήκη ή την ενεργοποίηση του Facilitator.

Μικρή παγίδα, γιατί φυσικά υπάρχει μία: Οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης στο Recap είναι διαθέσιμες για συμβάντα που διήρκεσαν περισσότερο από πέντε λεπτά και μεταγράφηκαν στα Αγγλικά, και η Microsoft σημειώνει επίσης ότι η μορφοποίηση μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τη γλώσσα μεταγραφής.

3. Πώς να ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις AI στο Teams ως διαχειριστής 🛠️

Για τους διαχειριστές, η ενότητα "Πώς να ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις AI στο Teams" ξεκινά στο κέντρο διαχείρισης του Teams και όχι μέσα στην ίδια τη σύσκεψη. Εδώ είναι που πολλοί άνθρωποι κολλάνε. Αναζητούν συνεχώς το κουμπί "Σημειώσεις AI", αλλά η πολιτική λέει σιωπηλά "όχι" στο παρασκήνιο.

Η διαδρομή διαχειριστή είναι συνήθως:

1. Ανοίξτε το κέντρο διαχείρισης του Teams.

2. Πηγαίνετε στις Συναντήσεις.

3. Επιλέξτε Πολιτικές συσκέψεων.

4. Επιλέξτε μια υπάρχουσα πολιτική ή δημιουργήστε μια νέα.

5. Βρείτε την Ηχογράφηση & μεταγραφή .

6. Εντοπίστε τη Copilot .

7. Επιλέξτε μία από τις διαθέσιμες επιλογές:

   • Επί

   • Ενεργοποιημένο με αποθηκευμένη μεταγραφή που απαιτείται

   • Ενεργοποιημένο με αποθηκευμένη μεταγραφή από προεπιλογή

   • Μακριά από

8. Αποθηκεύστε την πολιτική και βεβαιωθείτε ότι έχει αντιστοιχιστεί στους σωστούς χρήστες.

Οι οδηγίες διαχειριστή της Microsoft παραθέτουν αυτές τις ρυθμίσεις πολιτικής συσκέψεων του Copilot και εξηγούν ότι η πολιτική μεταγραφής επηρεάζει το αν το Copilot μπορεί να λειτουργήσει κατά τη διάρκεια και μετά τις συσκέψεις.

Πρέπει επίσης να επιβεβαιώσετε ότι η ίδια η μεταγραφή είναι διαθέσιμη. Η μεταγραφή του Teams είναι μια λειτουργία που ελέγχεται από πολιτικέςκαι τόσο ο διοργανωτής όσο και ο χρήστης που ξεκινά τη μεταγραφή χρειάζονται την ενεργοποιημένη ρύθμιση για συσκέψεις, διαδικτυακά σεμινάρια ή δημόσιες συνελεύσεις, ώστε να συμπεριλαμβάνονται μεταγραφές.

Αυτό είναι το κομμάτι που οι άνθρωποι παραλείπουν και μετά κατηγορούν το Teams. Μερικές φορές το Teams το αξίζει. Όχι πάντα, όμως.

4. Πώς να ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης στο Teams κατά τον προγραμματισμό μιας σύσκεψης 📅

Για τους διοργανωτές συσκέψεων, η ευκολότερη οδός είναι να προετοιμάζουν σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης πριν από την έναρξη της σύσκεψης. Αυτό δίνει στο Teams περισσότερο χώρο να συμπεριφέρεται ευγενικά, σαν μια γάτα που έχει ήδη ταΐσει.

Για να προσθέσετε Συντονιστή κατά τον προγραμματισμό:

1. Άνοιγμα Ημερολογίου στο Teams.

2. Επιλέξτε Νέο.

3. Ενεργοποιήστε την σύσκεψης Teams .

4. Επιλέξτε Επιλογές.

5. Πηγαίνετε στο Copilot και σε άλλες τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης.

6. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή "Να επιτρέπεται ο συνοδηγός και ο συντονιστής" έχει οριστεί σε:

   • Μόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης

   • Κατά τη διάρκεια και μετά τη συνάντηση

7. Ενεργοποιήστε την εναλλαγή του Συντονιστή

8. Επιλέξτε Εφαρμογή.

της Microsoft αναφέρουν ότι αυτή είναι η διαδρομή προγραμματισμούκαι σημειώνουν επίσης ότι το Facilitator μπορεί να προστεθεί μόνο σε προγραμματισμένες συσκέψεις, όχι σε συσκέψεις καναλιού, άμεσες συσκέψεις ή κλήσεις Teams.

Μια καλή πρόσκληση σε σύσκεψη βοηθάει επίσης. Προσθέστε μια απλή ημερήσια διάταξη στην περιγραφή ή στις σημειώσεις της σύσκεψης. Ο συντονιστής μπορεί να ελέγξει για μια ημερήσια διάταξη στην πρόσκληση ή στις σημειώσεις της σύσκεψης Loop και να τη χρησιμοποιήσει για να βοηθήσει στην οργάνωση της συζήτησης. Δεν είναι μαγικό, αλλά είναι αρκετά κοντά όταν η σύσκεψή σας έχει πάρα πολλές στιγμές «ένα ακόμα πράγμα».

5. Πώς να ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης κατά τη διάρκεια μιας ζωντανής σύσκεψης ομάδων 🎙️

Ίσως ξέχασες να το ενεργοποιήσεις κατά τον προγραμματισμό. Συμβαίνει. Ανοίγεις τη σύσκεψη, κάποιος λέει «Μπορεί η Τεχνητή Νοημοσύνη να κρατάει σημειώσεις;» και ξαφνικά όλοι κοιτάζουν τον διοργανωτή σαν να ελέγχουν το φεγγάρι.

Για να ενεργοποιήσετε τον Συντονιστή κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης:

1. Συμμετέχετε στη σύσκεψη του Teams.

2. Επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες από τα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης.

3. Επιλέξτε Ενεργοποίηση του Συντονιστή.

4. Επιλέξτε μια γλώσσα σύσκεψης εάν σας ζητηθεί από το Teams.

5. Περιμένετε λίγα λεπτά για να αρχίσουν να εμφανίζονται οι σημειώσεις.

Μόλις ενεργοποιηθεί ο Συντονιστής, το εικονίδιο των Σημειώσεων αλλάζει για να υποδείξει ότι οι σημειώσεις που δημιουργούνται από την Τεχνητή Νοημοσύνη είναι ενεργές. Η Microsoft αναφέρει ότι οι σημειώσεις δεν εμφανίζονται αμέσως και ενδέχεται να χρειαστούν μερικά λεπτά, επειδή βασίζονται σε συζήτηση που καταγράφεται στην απομαγνητοφώνηση.

Μια σημαντική λεπτομέρεια ρόλου: οι συμμετέχοντες σε κινητές συσκευές μπορούν να βλέπουν ζωντανές σημειώσεις, αλλά μόνο οι διοργανωτές ή οι παρουσιαστές που χρησιμοποιούν το Teams σε υπολογιστή ή web μπορούν να ενεργοποιήσουν ή να απενεργοποιήσουν τον Συντονιστή κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης.

Έτσι, αν κάποιος συνδέεται από ένα τηλέφωνο σε ένα ταξί και ρωτάει γιατί δεν μπορεί να το ενεργοποιήσει, αυτός μπορεί να είναι ο λόγος. Ενοχλητικό; Ναι. Λογικό; Ως επί το πλείστον.

6. Πώς να βρείτε σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης μετά από μια συνάντηση Teams 🔎

Μετά το τέλος της σύσκεψης, οι σημειώσεις δεν εξαφανίζονται στην ομίχλη παραγωγικότητας. Συνήθως μπορείτε να τις βρείτε από τη συνομιλία της σύσκεψης ή την Ανακεφαλαίωση.

Για να ελέγξετε περιεχόμενο που δημιουργείται από τεχνητή νοημοσύνη μετά από μια σύσκεψη:

1. Άνοιγμα συνομιλίας στο Teams.

2. Επιλέξτε τη συνομιλία της σύσκεψης.

3. Επιλέξτε Ανακεφαλαίωση στην κορυφή.

4. Επιλέξτε Σημειώσεις ή Σημειώσεις AI, ανάλογα με την εμπειρία που εμφανίζεται στον ενοικιαστή σας.

Η Microsoft αναφέρει ότι το περιεχόμενο που δημιουργείται από τον Συντονιστή είναι προσβάσιμο μέσω της συνομιλίας και των σημειώσεων της σύσκεψης στο Recap μετά το τέλος της σύσκεψης. Οι σημειώσεις της σύσκεψης που δημιουργούνται από την τεχνητή νοημοσύνη αποθηκεύονται σε μια σελίδα Microsoft Loop και οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να επεξεργαστούν αυτήν τη σελίδα Loop πριν, κατά τη διάρκεια ή μετά τη σύσκεψη.

Για τις σημειώσεις AI της Ανακεφαλαίωσης γενικότερα, η Microsoft αναφέρει ότι οι χρήστες μπορούν να δουν χειροκίνητες σημειώσεις και σημειώσεις που δημιουργούνται από AI, καθώς και εργασίες παρακολούθησης, επιλέγοντας σημειώσεις AI στην ανακεφαλαίωση συμβάντος, υπό την προϋπόθεση ότι η σύσκεψη πληροί τις απαιτήσεις μεταγραφής.

Εδώ είναι που οι Σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης γίνονται κάτι περισσότερο από ένα απλό κόλπο για συσκέψεις. Μπορείτε να ανακτήσετε αποφάσεις, να κάνετε εργασίες, να εντοπίσετε τυχόν χαμένα συμφραζόμενα και να παρακολουθήσετε περαιτέρω ενέργειες χωρίς να επαναλάβετε ολόκληρη τη συζήτηση σαν να ερευνάτε έναν μικροσκοπικό τόπο εγκλήματος σε ένα γραφείο 🕵️.

7. Πίνακας σύγκρισης: Τρόποι χρήσης σημειώσεων τεχνητής νοημοσύνης στο Teams 📊

Μέθοδος / Χαρακτηριστικό	Καλύτερο για	Κύρια απαίτηση	Τι παίρνετε	Ελαφρώς ενοχλητικό κομμάτι
Ζωντανές σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης του συντονιστή	Συναντήσεις όπου οι άνθρωποι χρειάζονται σημειώσεις καθώς μιλάνε	Άδεια χρήσης συνοδηγού Microsoft 365	Σημειώσεις, αποφάσεις, ερωτήσεις, εργασίες σε πραγματικό χρόνο	Απαιτείται υποστηριζόμενος τύπος σύσκεψης - δεν λειτουργούν όλες οι συσκέψεις
Σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης στην Ανακεφαλαίωση	Συνάντηση μετά από μια συνάντηση	Μεταγραμμένη επιλέξιμη συνάντηση	Σημειώσεις, εργασίες, περιεχόμενο ανακεφαλαίωσης	Δεν θα εμφανίζεται εάν λείπει η μεταγραφή
Copilot «Δημιουργία σημειώσεων συνάντησης»	Σύντομες περιλήψεις μετά τη συνάντηση	Συν-πιλότος του Microsoft 365	Βασικά θέματα και στοιχεία δράσης	Φυσικά, πρέπει ακόμα να το επαληθεύσεις
Σημειώσεις εγχειριδίου Teams	Απλές εσωτερικές συναντήσεις	Βασική πρόσβαση σε σημειώσεις σύσκεψης	Ημερήσια διάταξη, σημειώσεις, εργασίες	Κάποιος πρέπει να πληκτρολογήσει, τραγικό αλλά αληθινό
Ηχογράφηση συν μεταγραφή	Ροές εργασίας αναθεώρησης και συμμόρφωσης	Η πολιτική εγγραφής/μεταγραφής είναι ενεργοποιημένη	Αναζητήσιμο περιεχόμενο μεταγραφής και αναπαραγωγής	Μπορεί να δημιουργήσει ερωτήσεις σχετικά με τον αποθηκευτικό χώρο και το απόρρητο

Οι οδηγίες υποστήριξης της Microsoft για τις σημειώσεις που δημιουργούνται από το Copilot αναφέρουν ότι οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν το Copilot από τη συνομιλία συσκέψεων, να επιλέξουν περισσότερες προτροπές, να δημιουργήσουν σημειώσεις συσκέψεων, να τις αντιγράψουν και να τις επικολλήσουν αλλού, υπενθυμίζοντας παράλληλα στους χρήστες να επαληθεύουν την έξοδο AI, επειδή μπορεί να είναι εσφαλμένη.

8. Καλύτερη Ρύθμιση Συσκέψεων για Καλύτερες Σημειώσεις με Τεχνητή Νοημοσύνη στο Teams 🧠

Το να γνωρίζετε πώς να ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις AI στο Teams είναι η μισή δουλειά. Η λήψη αξιόλογων σημειώσεων είναι η άλλη μισή. Η AI είναι αξιοπρεπής στη δομή, αλλά δεν είναι ένας αναγνώστης μυαλού που φοράει ακουστικά. Χρειάζεται καθαρές εισαγωγές.

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση:

• Προσθέστε μια σαφή ημερήσια διάταξη πριν από τη συνάντηση.

• Πείτε τις αποφάσεις σας δυνατά: «Απόφαση: θα ξεκινήσουμε το πιλοτικό πρόγραμμα την επόμενη εβδομάδα»

• Ανάθεση υπευθύνων προφορικά: «Η Μάγια έχει την ευθύνη της παρακολούθησης με τα οικονομικά»

• Κάντε παύση πριν αλλάξετε θέμα.

• Αποφύγετε πέντε άτομα να μιλάνε ο ένας πάνω στον άλλον. Ναι, φιλόδοξος.

• Χρησιμοποιήστε ονόματα με συνέπεια, ώστε η ευθύνη για την εργασία να είναι πιο σαφής.

• Διατηρήστε συνεπή τη γλώσσα της συνάντησης, όπου είναι δυνατόν.

• Ελέγξτε τις σημειώσεις πριν τις κοινοποιήσετε ευρέως.

Ο Συντονιστής μπορεί να εντοπίσει ημερήσιες διατάξεις από την πρόσκληση σε σύσκεψη ή τις σημειώσεις σύσκεψης Loopκαι μπορεί να βοηθήσει στην παρακολούθηση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.

Ένα ήσυχα αποτελεσματικό κόλπο: ανακοινώστε τα στοιχεία δράσης σας σαν να αφηγείστε για έναν πολύ κουρασμένο βοηθό. Όχι ρομποτικό, απλώς ξεκάθαρο. «Στοιχείο δράσης: Ο Τζόρνταν θα στείλει την ενημερωμένη τράπουλα». Αυτού του είδους η πρόταση κάνει τις σημειώσεις AI πολύ λιγότερο περίπλοκες.

9. Συνηθισμένα προβλήματα όταν οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης δεν εμφανίζονται ⚠️

Εάν λείπουν σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης στο Teams, μην υποθέσετε αμέσως ότι η λειτουργία είναι προβληματική. Μπορεί να είναι, αλλά υπάρχουν αρκετοί συνηθισμένοι αποκλειστές.

Συχνές αιτίες περιλαμβάνουν:

• Δεν έχετε δικαίωμα Copilot ή Teams Premium για τη λειτουργία που προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε.

• Ο συγκυβερνήτης απενεργοποιήθηκε στις πολιτικές συσκέψεων του Teams.

• Η μεταγραφή απενεργοποιήθηκε για τον οργανωτή ή το άτομο που προσπαθεί να την ξεκινήσει.

• Η συνάντηση είναι πολύ σύντομη για σημειώσεις Recap AI.

• Η συνάντηση δεν μεταγράφηκε.

• Μη υποστηριζόμενος τύπος σύσκεψης, όπως σύσκεψη καναλιού για τον Συντονιστή.

• Λάθος ρόλος, όπως ένας συμμετέχων που προσπαθεί να ενεργοποιήσει τον Συντονιστή.

• Περιορισμοί εξωτερικών συμμετεχόντων.

• Ετικέτες ευαισθησίας ή κρυπτογράφηση που εμποδίζουν την εξαγωγή ατζέντας.

Η τεκμηρίωση της Microsoft σημειώνει ότι το Teams χρησιμοποιεί μεταγραφή συμβάντων, δεδομένα παρουσίας και δεδομένα PowerPoint Live για να παρέχει λειτουργίες Intelligent Recap με την υποστήριξη της τεχνητής νοημοσύνης, επομένως η έλλειψη δεδομένων μεταγραφής μπορεί να σημαίνει έλλειψη αξίας ανακεφαλαίωσης της τεχνητής νοημοσύνης.

Για τις ζωντανές σημειώσεις του Συντονιστή, να θυμάστε ότι μόνο οι διοργανωτές και οι παρουσιαστές σε υπολογιστή ή web μπορούν να ενεργοποιήσουν ή να απενεργοποιήσουν τον Συντονιστή κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. Οι χρήστες κινητών τηλεφώνων μπορούν να δουν ζωντανές σημειώσεις, αλλά δεν μπορούν να ενεργοποιήσουν τη λειτουργία με τον ίδιο τρόπο.

10. Απόρρητο, Δικαιώματα και ο Κανόνας «Επαλήθευση αυτού» 🔐

Οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης είναι χρήσιμες, αλλά δεν είναι ούτε νομικός στενογράφος, ούτε υπεύθυνος συμμόρφωσης ούτε ο πιο εμμονικός με τις λεπτομέρειες συνάδελφός σας. Δημιουργούνται από δεδομένα συσκέψεων και μπορεί να χάσουν το περιεχόμενο, να διατυπώσουν κάτι αδέξια ή να μετατρέψουν μια ακατάστατη συζήτηση σε μια περίληψη που φαίνεται σίγουρη και είναι μόνο ως επί το πλείστον σωστή.

Η Microsoft δηλώνει ότι το περιεχόμενο που δημιουργείται από τεχνητή νοημοσύνη στην ανακεφαλαίωση του Teams βασίζεται στην μεταγραφή συμβάντος και υποστηρίζεται από το GPT και άλλα μοντέλα τεχνητής νοημοσύνηςκαι ότι ενδέχεται να είναι ανακριβές, ελλιπές ή ακατάλληλο.

Έτσι, ο πρακτικός κανόνας είναι απλός:

• Ελέγξτε τις σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης πριν τις στείλετε στους πελάτες.

• Ελέγξτε τις αποφάσεις, τους αριθμούς, τα ονόματα και τις προθεσμίες.

• Επιβεβαιώστε τα ευαίσθητα στοιχεία πριν τα αποθηκεύσετε ή τα προωθήσετε.

• Αποφύγετε να βασίζεστε σε σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης ως το μόνο αρχείο για νομικές, ανθρώπινου δυναμικού, οικονομικές ή κανονιστικές αποφάσεις.

• Βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες κατανοούν τις πολιτικές μεταγραφής και ανακεφαλαίωσης που δημιουργείται από τεχνητή νοημοσύνη.

Το Teams διαθέτει επίσης επιλογές συσκέψεων και στοιχεία ελέγχου διαχειριστή για ευαίσθητο περιεχόμενο συσκέψεων, συμπεριλαμβανομένων στοιχείων ελέγχου που σχετίζονται με την αντιγραφή, την προώθηση, τις ηχογραφήσεις, τις μεταγραφές και τις πληροφορίες που δημιουργούνται από την τεχνητή νοημοσύνη.

Λίγη παράνοια εδώ είναι υγιής. Όχι παράνοια του αλουμινόχαρτου, απλώς παράνοια του τύπου «ίσως μην επικολλήσετε την ακατέργαστη περίληψη της Τεχνητής Νοημοσύνης σε ένα υπόμνημα πίνακα χωρίς να τη διαβάσετε».

11. Συμβουλές κυκλοφορίας για διαχειριστές και διευθυντές ομάδων 🚀

Η κυκλοφορία των Σημειώσεων Τεχνητής Νοημοσύνης λειτουργεί καλύτερα όταν δεν πατάτε απλώς έναν διακόπτη και ελπίζετε ότι όλοι θα συμπεριφερθούν σαν να παρακολουθείτε ένα εκπαιδευτικό βίντεο.

Ένα απλό σχέδιο διάθεσης:

1. Επιλέξτε μια μικρή πιλοτική ομάδα.

2. Επιβεβαιώστε τις άδειες και τις πολιτικές.

3. Ενεργοποιήστε τις ρυθμίσεις μεταγραφής και Copilot για αυτήν την ομάδα.

4. Δημιουργήστε μια δοκιμαστική συνάντηση.

5. Δοκιμάστε τις ζωντανές σημειώσεις του Συντονιστή.

6. Δοκιμάστε τις σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης με ανακεφαλαίωση μετά τη συνάντηση.

7. Καταγράψτε τα ακριβή βήματα που βλέπουν οι χρήστες σας.

8. Δημιουργήστε έναν σύντομο εσωτερικό οδηγό για το πότε να χρησιμοποιείτε σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης.

9. Συμπεριλάβετε υπενθυμίσεις απορρήτου.

10. Ρώτα τους ανθρώπους τι τους μπέρδεψε, γιατί θα σου πουν. Δυνατά.

Ο λόγος για μια πιλοτική εφαρμογή είναι ότι οι εμπειρίες του Teams μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την άδεια χρήσης, τις πολιτικές διαχείρισης, τον τύπο σύσκεψης, την έκδοση προγράμματος-πελάτη και τις οργανωτικές ρυθμίσεις. Δεν είναι ένα μεγάλο κόκκινο κουμπί. Είναι περισσότερο σαν ένα συρτάρι γεμάτο κουμπιά, μερικά από τα οποία έχουν την καλύτερη ετικέτα από άλλα.

12. Γρήγορη απάντηση: Πώς να ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις AI στο Teams 🏁

Ακολουθεί η συνοπτική έκδοση του Πώς να ενεργοποιήσετε τις σημειώσεις AI στο Teams:

Για διαχειριστές:

• Μεταβείτε στο Κέντρο διαχείρισης του Teams.

• Άνοιγμα συσκέψεων > Πολιτικές συσκέψεων.

• Στην ενότητα Εγγραφή και μεταγραφή, ενεργοποιήστε την κατάλληλη Copilot .

• Βεβαιωθείτε ότι επιτρέπεται η μεταγραφή.

• Αντιστοιχίστε την πολιτική στους σωστούς χρήστες.

Για τους διοργανωτές:

• Δημιουργήστε μια προγραμματισμένη σύσκεψη Teams.

• Ανοίξτε τις Επιλογές > Συγπιλότος και άλλες Τεχνητές Νοημοσύνης.

• Ορίστε Να επιτρέπεται ο συνοδηγός και ο συντονιστής σε ενεργοποιημένη.

• Ενεργοποιήστε τον Συντονιστή.

• Εφαρμόστε τη ρύθμιση.

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης:

• Επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες.

• Επιλέξτε Ενεργοποίηση Συντονιστή.

• Περιμένετε λίγα λεπτά για να εμφανιστούν οι σημειώσεις που δημιουργούνται από τεχνητή νοημοσύνη.

Μετά τη συνάντηση:

• Ανοίξτε τη συνομιλία της σύσκεψης.

• Μεταβείτε στην Ανακεφαλαίωση.

• Επιλέξτε Σημειώσεις ή Σημειώσεις AI.

Αυτή είναι η καθαρή έκδοση. Η πρακτική έκδοση περιλαμβάνει τον έλεγχο των αδειών χρήσης, των πολιτικών, της μεταγραφής, των ρόλων και του κατά πόσον το Teams περνάει μια από αυτές τις μέρες.

Σκέψεις Κλεισίματος 💬

Ο τρόπος ενεργοποίησης των Σημειώσεων Τεχνητής Νοημοσύνης στο Teams δεν είναι δύσκολος μόλις ευθυγραμμιστούν τα κομμάτια, αλλά είναι εύκολο να τα μπερδέψετε. Οι διαχειριστές ελέγχουν τις πύλες πολιτικής. Οι διοργανωτές ελέγχουν τη ρύθμιση της σύσκεψης. Οι παρουσιαστές και οι διοργανωτές μπορούν να ενεργοποιήσουν το Facilitator σε υποστηριζόμενες συσκέψεις. Η μεταγραφή δίνει στην Τεχνητή Νοημοσύνη κάτι από το οποίο να μπορεί να εργαστεί. Η ανακεφαλαίωση είναι το σημείο όπου η σύσκεψη γίνεται αναζητήσιμη, εύκολα προσβάσιμη και - ιδανικά - λιγότερο βάλτος μνήμης.

Η καλύτερη ρύθμιση είναι απλή: ενεργοποιήστε τις σωστές πολιτικές, ενεργοποιήστε την απομαγνητοφώνηση, προγραμματίστε σωστά τη σύσκεψη, χρησιμοποιήστε το Facilitator όταν οι ζωντανές σημειώσεις έχουν σημασία και ελέγξτε το αποτέλεσμα πριν το αντιμετωπίσετε ως αλήθεια σκαλισμένη σε πέτρινες πλάκες 🪨. Οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης είναι πολύ χρήσιμες, αλλά εξακολουθούν να είναι σημειώσεις από μια μηχανή που ακούει τους ανθρώπους να διακόπτουν ο ένας τον άλλον. Οπότε ναι, χρησιμοποιήστε τις. Απλώς κρατήστε το ένα φρύδι ελαφρώς σηκωμένο.

Παράδειγμα από τον πραγματικό κόσμο: Χρήση σημειώσεων τεχνητής νοημοσύνης για μια εβδομαδιαία συνάντηση έργου πελάτη 🧾

Σενάριο

Φανταστείτε ένα μικρό διαδικτυακό πρακτορείο να διοργανώνει μια εβδομαδιαία 45λεπτη συνάντηση Teams με έναν πελάτη. Τα ίδια προβλήματα συνεχίζουν να εμφανίζονται: οι αποφάσεις θάβονται στη συζήτηση, τα σημεία δράσης μένουν μισοθυμημένα και κάποιος ξοδεύει 20-30 λεπτά μετά από κάθε συνάντηση μετατρέποντας τις μπερδεμένες σημειώσεις σε ενημέρωση του πελάτη.

Αυτό είναι ένα φανταστικό αλλά ρεαλιστικό παράδειγμα σεναρίου. Το πρακτορείο χρησιμοποιεί Σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης στο Teams για να δημιουργήσει ένα πρώτο προσχέδιο των σημειώσεων της σύσκεψης και, στη συνέχεια, ένας διαχειριστής έργου εξετάζει το αποτέλεσμα πριν καταλήξει οτιδήποτε στον πελάτη. Το τελευταίο μέρος έχει σημασία. Η Τεχνητή Νοημοσύνη βοηθά με τη διοικητική εργασία, δεν αντικαθιστά τον άνθρωπο που κατανοεί το έργο.

Η σύσκεψη έχει προγραμματιστεί στο Teams, η μεταγραφή είναι ενεργοποιημένη και ο Συντονιστής είναι ενεργοποιημένος πριν από την έναρξη της κλήσης. Αυτό ταιριάζει με το κύριο σημείο του άρθρου: Οι Σημειώσεις AI λειτουργούν καλύτερα όταν η αδειοδότηση, η πολιτική σύσκεψης, η μεταγραφή και η ρύθμιση της σύσκεψης έχουν όλα ευθυγραμμιστεί πρώτα.

Τι χρειάζεται ο βοηθός

Για αυτήν τη ρύθμιση, ο διοργανωτής προετοιμάζει:

Μια προγραμματισμένη σύσκεψη Teams, όχι μια γρήγορη έκτακτη κλήση.

Σύντομο πρόγραμμα στην πρόσκληση για τη συνάντηση.

Η μεταγραφή ενεργοποιήθηκε για τη σύσκεψη.

Ο συντονιστής ενεργοποιήθηκε πριν από την έναρξη της συνάντησης.

Ένας διαχειριστής έργου στον οποίο έχει ανατεθεί η αναθεώρηση των σημειώσεων της Τεχνητής Νοημοσύνης.

Μια απλή λίστα ελέγχου αξιολόγησης για ονόματα, ημερομηνίες, κόστη, προθεσμίες και αποφάσεις πελατών.

Μια καλή ατζέντα μπορεί να μοιάζει με αυτό:

Ημερήσια διάταξη:

Εξετάστε τα παραδοτέα της περασμένης εβδομάδας.

Επιβεβαίωση αλλαγών στο αντίγραφο της αρχικής σελίδας.

Αποφασίστε αν θα διατηρήσετε ή θα καταργήσετε το βίντεο της σελίδας τιμολόγησης.

Ορίστε κατόχους για εργασίες εκκίνησης.

Επιβεβαίωση ημερομηνίας επόμενης αξιολόγησης.

Αυτό δίνει στην Τεχνητή Νοημοσύνη περισσότερη δομή από μια αόριστη πρόσκληση για "ανάκτηση κενών θέσεων έργου". Βοηθά επίσης τους ανθρώπους να παραμένουν λίγο λιγότερο διασκορπισμένοι, κάτι που είναι πάντα ένα πλεονέκτημα.

Παράδειγμα οδηγιών

Στην αρχή της συνάντησης, ο διοργανωτής μπορεί να πει κάτι σαν:

«Χρησιμοποιούμε σημειώσεις που δημιουργούνται από τεχνητή νοημοσύνη σήμερα για να καταγράφουμε αποφάσεις και ενέργειες. Παρακαλούμε να αναφέρετε με σαφήνεια τις αποφάσεις, να συμπεριλάβετε το όνομα του κατόχου για κάθε εργασία και να αναφέρετε τις προθεσμίες όπου είναι δυνατόν. Θα εξετάσουμε τις σημειώσεις πριν τις κοινοποιήσουμε μετά τη συνάντηση.»

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο υπεύθυνος έργου μπορεί να καταστήσει σαφείς τις ενέργειες που πρέπει να αναληφθούν:

«Απόφαση: Κρατάμε το βίντεο της σελίδας τιμολόγησης για την κυκλοφορία του.»

«Στοιχείο δράσης: Η Priya θα στείλει το αναθεωρημένο κείμενο της αρχικής σελίδας μέχρι την Πέμπτη στις 3 μ.μ.»

«Στοιχείο ενέργειας: Ο Mark θα ελέγξει εάν οι ετικέτες αναλυτικών στοιχείων ενεργοποιούνται σωστά πριν από την Παρασκευή.»

Αυτό μπορεί να σας φαίνεται λίγο τυπικό στην αρχή, αλλά δίνει στην Τεχνητή Νοημοσύνη καθαρά εργαλεία για να δουλέψει. Ξεκινούν ασαφείς συζητήσεις, βγαίνουν ασαφείς σημειώσεις. Εισάγονται σαφείς αποφάσεις, βγαίνουν πρακτικές σημειώσεις.

Πώς να το δοκιμάσετε

Εκτελέστε ένα μικρό τεστ τριών συναντήσεων προτού το εφαρμόσετε σε όλη την ομάδα.

Συνάντηση 1: Χρησιμοποιήστε μόνο κανονικές σημειώσεις από το χέρι.

Συνάντηση 2: Χρήση σημειώσεων τεχνητής νοημοσύνης, αλλά χωρίς δομημένη ημερήσια διάταξη.

Συνάντηση 3: Χρήση σημειώσεων τεχνητής νοημοσύνης με σαφή ημερήσια διάταξη και μορφή προφορικού θέματος δράσης.

Μετά από κάθε συνάντηση, ελέγξτε:

Πόσος χρόνος χρειάζεται για να παραχθούν οι τελικές σημειώσεις, έτοιμες για τον πελάτη.

Πόσα στοιχεία δράσης χρειάζονται διόρθωση.

Εάν οι προθεσμίες καταγράφονται σωστά.

Εάν ο κάτοχος του δικαιώματος είναι συνδεδεμένος με κάθε εργασία.

Εάν η περίληψη περιλαμβάνει οτιδήποτε δεν έχει συμφωνηθεί.

Ο κριτής θα πρέπει να συγκρίνει τις σημειώσεις της Τεχνητής Νοημοσύνης με την απομαγνητοφώνηση πριν στείλει οτιδήποτε εξωτερικά. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για χρήματα, χρονοδιαγράμματα, νομική διατύπωση, εγκρίσεις ή δεσμεύσεις πελατών.

Αποτέλεσμα

Ενδεικτικό αποτέλεσμα, βασισμένο στον χρονοδιάγραμμα τριών δειγματοληπτικών συναντήσεων έργου διάρκειας 45 λεπτών:

Μόνο σημειώσεις εγχειριδίου: 28 λεπτά για την παραγωγή μιας καθαρής ενημέρωσης προγράμματος-πελάτη.

Σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης χωρίς σαφή ημερήσια διάταξη: 17 λεπτά για επανάληψη και διόρθωση των σημειώσεων.

Σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης με ημερήσια διάταξη και σαφή προφορικά θέματα δράσης: 9 λεπτά για την εξέταση και την αποστολή της τελικής ενημέρωσης.

Αυτό αντιστοιχεί σε μια εκτιμώμενη εξοικονόμηση 19 λεπτών ανά συνάντηση σε σύγκριση με τη χειροκίνητη διαδικασία. Σε τέσσερις εβδομαδιαίες συναντήσεις πελατών ανά μήνα, αυτό θα αντιστοιχούσε σε περίπου 76 λεπτά που εξοικονομούνται μηνιαίως για έναν διαχειριστή έργου.

Ο έλεγχος ποιότητας είναι εξίσου σημαντικός με την εξοικονόμηση χρόνου. Σε αυτό το παράδειγμα δοκιμής, η δομημένη έκδοση των Σημειώσεων AI κατέγραψε σωστά 8 από τα 9 στοιχεία δράσης. Το μόνο σφάλμα ήταν μια προθεσμία που χρειαζόταν ανθρώπινη διόρθωση. Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος για τον οποίο οι Σημειώσεις AI θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως ένα ισχυρό πρώτο προσχέδιο και όχι ως η τελική πηγή αλήθειας.

Τι μπορεί να πάει στραβά

Η πιο συνηθισμένη αποτυχία είναι η ασαφής ομιλία. Αν κάποιος πει «Ας το τακτοποιήσουμε την επόμενη εβδομάδα», η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να μην γνωρίζει σε ποιον ανήκει το «αυτό» ή τι σημαίνει «την επόμενη εβδομάδα».

Άλλοι κίνδυνοι περιλαμβάνουν:

Μια εργασία ανατίθεται σε λάθος άτομο.

Μια ήπια πρόταση γράφεται ως μια σταθερή απόφαση.

Μια προθεσμία που έχει παραλειφθεί ή δεν έχει ακουστεί σωστά.

Ευαίσθητα στοιχεία πελατών που εμφανίζονται σε σημειώσεις που κοινοποιούνται σε μεγάλο βαθμό.

Το γεγονός ότι το αντίγραφο δεν είναι διαθέσιμο αποδυναμώνει την ανακεφαλαίωση μετά τη συνάντηση.

Ο οργανωτής υποθέτει ότι οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης είναι αυτόματα σωστές επειδή φαίνονται τακτοποιημένες.

Η λύση είναι άκομψη αλλά αποτελεσματική: χρησιμοποιήστε μια λίστα ελέγχου αξιολόγησης, επιβεβαιώστε τα στοιχεία δράσης πριν από τη λήξη της συνάντησης και μην στέλνετε τις ακατέργαστες σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης απευθείας στον πελάτη.

Πρακτικό πακέτο

Οι Σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης στο Teams λειτουργούν καλύτερα όταν η σύσκεψη έχει ήδη διεξαχθεί σωστά. Προσθέστε μια ημερήσια διάταξη, ενεργοποιήστε τις σωστές ρυθμίσεις, διατυπώστε τις αποφάσεις με σαφήνεια και αναθέστε σε ένα άτομο την ευθύνη για την αναθεώρηση. Κάντε αυτό και οι Σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης μπορούν να μετατρέψουν μια ακατάστατη σύσκεψη σε μια χρήσιμη παρακολούθηση σε λίγα λεπτά αντί να δημιουργήσουν ένα ακόμη έγγραφο που όλοι πρέπει να συζητήσουν αργότερα.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να ενεργοποιήσω τις Σημειώσεις AI στο Teams ως διαχειριστής;

Για να ενεργοποιήσετε τις Σημειώσεις AI στο Teams ως διαχειριστής, ξεκινήστε από το κέντρο διαχείρισης του Teams. Μεταβείτε στις Συσκέψεις, ανοίξτε τις Πολιτικές συσκέψεων και ελέγξτε την ενότητα Εγγραφή και μεταγραφή. Βεβαιωθείτε ότι επιτρέπεται το Copilot και ότι η μεταγραφή είναι ενεργοποιημένη για τους σωστούς χρήστες. Η πολιτική πρέπει επίσης να αντιστοιχιστεί στα άτομα που θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στις σημειώσεις AI.

Ποιες άδειες χρήσης χρειάζομαι για το AI Notes στο Teams;

Η άδεια χρήσης εξαρτάται από τη λειτουργία σημειώσεων τεχνητής νοημοσύνης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Οι ζωντανές σημειώσεις που δημιουργούνται από τεχνητή νοημοσύνη με το Facilitator συνήθως απαιτούν το Microsoft 365 Copilot. Οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης στο Recap ενδέχεται να εξαρτώνται από την πρόσβαση στο Teams Premium ή το Copilot. Σε πολλούς οργανισμούς, οι διαχειριστές θα πρέπει να ελέγχουν τόσο τις πολιτικές αδειοδότησης όσο και τις πολιτικές συσκέψεων πριν υποθέσουν ότι η λειτουργία είναι διαθέσιμη.

Γιατί οι σημειώσεις AI δεν εμφανίζονται στη σύσκεψη του Teams μου;

Οι σημειώσεις AI ενδέχεται να μην εμφανίζονται εάν το Copilot είναι απενεργοποιημένο, η μεταγραφή είναι αποκλεισμένη ή ο τύπος σύσκεψης δεν υποστηρίζεται. Η σύσκεψη ενδέχεται επίσης να είναι πολύ σύντομη, να μην έχει μεταγραφεί ή να μην διαθέτει τα κατάλληλα δικαιώματα διοργανωτή. Μια συνηθισμένη λύση είναι να ελέγξετε την άδεια χρήσης του χρήστη, την πολιτική συσκέψεων του Teams, τις ρυθμίσεις μεταγραφής και εάν η σύσκεψη είχε προγραμματιστεί αντί να ξεκινήσει αμέσως.

Μπορώ να ενεργοποιήσω τις Σημειώσεις AI κατά τη διάρκεια μιας ζωντανής σύσκεψης Teams;

Ναι, σε υποστηριζόμενες συσκέψεις, ένας διοργανωτής ή παρουσιαστής μπορεί να ενεργοποιήσει τον Συντονιστή κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. Συνήθως το κάνει αυτό από την επιλογή Περισσότερες ενέργειες στα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης και, στη συνέχεια, επιλέγει Ενεργοποίηση Συντονιστή. Ενδέχεται να χρειαστούν μερικά λεπτά για να εμφανιστούν οι σημειώσεις, επειδή το Teams χρειάζεται περιεχόμενο συζήτησης από την απομαγνητοφώνηση πριν μπορέσει να δημιουργήσει χρήσιμες σημειώσεις.

Πού μπορώ να βρω σημειώσεις AI μετά από μια σύσκεψη Teams;

Μετά τη σύσκεψη, ανοίξτε τη συνομιλία σύσκεψης στο Teams και επιλέξτε Ανακεφαλαίωση. Ανάλογα με τη ρύθμισή σας, μπορεί να δείτε Σημειώσεις ή Σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης. Οι σημειώσεις που δημιουργούνται από τον συντονιστή μπορούν επίσης να εμφανίζονται μέσω της συνομιλίας σύσκεψης και των σημειώσεων σύσκεψης. Συνήθως, οι σημειώσεις Τεχνητής Νοημοσύνης μετά τη σύσκεψη λειτουργούν καλύτερα όταν η σύσκεψη μεταγράφηκε και πληρούσε τις απαιτήσεις των δυνατοτήτων.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των σημειώσεων συνάντησης του Συντονιστή, της Ανακεφαλαίωσης και του Συγπιλότου;

Το Facilitator προορίζεται κυρίως για ζωντανές σημειώσεις που δημιουργούνται από τεχνητή νοημοσύνη κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης. Η Ανακεφαλαίωση είναι ο τρόπος με τον οποίο οι χρήστες εξετάζουν σημειώσεις, εργασίες και περιεχόμενο της σύσκεψης μετά. Οι σημειώσεις σύσκεψης του Copilot δημιουργούνται μέσω της εμπειρίας του Copilot από τη συνομιλία ή την ανακεφαλαίωση της σύσκεψης. Επικαλύπτονται, αλλά δεν είναι ακριβώς η ίδια λειτουργία, επομένως οι απαιτήσεις εγκατάστασης μπορεί να διαφέρουν.

Χρειάζονται οι συσκέψεις του Teams μεταγραφή για να λειτουργήσουν οι σημειώσεις AI;

Σε πολλές ροές εργασίας σημειώσεων AI του Teams, η μεταγραφή είναι απαραίτητη επειδή δίνει στην AI κάτι να αναλύσει. Η ανακεφαλαίωση των σημειώσεων AI εξαρτάται ιδιαίτερα από τη διαθεσιμότητα των μεταγραφών και την επιλεξιμότητα για τη σύσκεψη. Οι διαχειριστές θα πρέπει να επιβεβαιώνουν ότι η μεταγραφή επιτρέπεται στις πολιτικές σύσκεψης και οι διοργανωτές θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η σύσκεψη μεταγράφεται όταν χρειάζονται σημειώσεις μετά τη σύσκεψη.

Ποιος μπορεί να ενεργοποιήσει το Facilitator για σημειώσεις AI στο Teams;

Ο Συντονιστής μπορεί συνήθως να ενεργοποιηθεί από διοργανωτές ή παρουσιαστές που χρησιμοποιούν το Teams σε υπολογιστή ή στο web. Οι χρήστες κινητών τηλεφώνων ενδέχεται να μπορούν να βλέπουν ζωντανές σημειώσεις, αλλά ενδέχεται να μην μπορούν να ενεργοποιήσουν οι ίδιοι τον Συντονιστή. Αυτή η διαφορά ρόλων συχνά εξηγεί γιατί ένας συμμετέχων βλέπει την επιλογή σημειώσεων ενώ ένα άλλο άτομο δεν μπορεί να την ενεργοποιήσει.

Πώς μπορώ να λαμβάνω καλύτερες σημειώσεις συσκέψεων που δημιουργούνται από τεχνητή νοημοσύνη στο Teams;

Χρησιμοποιήστε μια σαφή ατζέντα, εκφωνήστε τις αποφάσεις δυνατά και αναθέστε τα θέματα δράσης με σαφήνεια και ονομαστικά. Αποφύγετε να μιλάνε οι άνθρωποι ο ένας πάνω στον άλλον, όπου είναι δυνατόν, και διατηρήστε τη γλώσσα της συνάντησης συνεπή. Οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης λειτουργούν καλύτερα όταν η συνάντηση έχει δομή. Βοηθά επίσης να ελέγχετε τις σημειώσεις πριν τις κοινοποιήσετε ευρέως.

Είναι οι σημειώσεις AI στο Teams αρκετά αξιόπιστες για κοινή χρήση;

Οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης είναι χρήσιμες, αλλά θα πρέπει να ελέγχονται πριν από την κοινοποίησή τους, ειδικά με πελάτες ή ηγεσία. Ελέγξτε ονόματα, αριθμούς, αποφάσεις, προθεσμίες και ευαίσθητες λεπτομέρειες. Ο πρακτικός κανόνας του άρθρου είναι να αντιμετωπίζονται οι σημειώσεις τεχνητής νοημοσύνης ως ένα χρήσιμο προσχέδιο και όχι ως ένα τέλειο νομικό αρχείο ή αρχείο συμμόρφωσης. Ο ανθρώπινος έλεγχος εξακολουθεί να είναι σημαντικός.

Αναφορές

1. Υποστήριξη της Microsoft - Συντονιστής σε συσκέψεις του Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Ρυθμίσεις πολιτικής σύσκεψης Copilot - learn.microsoft.com

Βρείτε την τελευταία λέξη της Τεχνητής Νοημοσύνης στο επίσημο κατάστημα βοηθών τεχνητής νοημοσύνης

Σχετικά με εμάς