Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Διευθυντές Έργων;

Εν συντομία: Η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν θα αντικαταστήσει πλήρως τους ισχυρούς Διευθυντές Έργων, αλλά θα αναλάβει την καθημερινή, διοικητικά απαιτητική εργασία έργων, όπου οι εργασίες είναι δομημένες, επαναλήψιμες και έχουν μεγάλο όγκο δεδομένων. Οι Διευθυντές Έργων παραμένουν πολύτιμοι όταν προσφέρουν κρίση, λογοδοσία, επιρροή από ενδιαφερόμενους φορείς και ανθρώπινη ηγεσία σε διφορούμενες ή πιεστικές καταστάσεις παράδοσης.

Βασικά σημεία: Διοικητική εργασία: Αυτοματοποιήστε τις αναφορές, τις σημειώσεις, τα χρονοδιαγράμματα και τον συντονισμό ρουτίνας, όπου είναι δυνατόν.

Λογοδοσία: Διατηρήστε τους ανθρώπους υπεύθυνους για τις αποφάσεις, τους συμβιβασμούς, την κλιμάκωση και τα αποτελέσματα της υλοποίησης.

Ανθρώπινη κρίση: Δώστε προτεραιότητα στην επιρροή, τη διαπραγμάτευση, το ηθικό, την ασάφεια και την οργανωσιακή πολιτική.

Ευχέρεια στην Τεχνητή Νοημοσύνη: Μάθετε πώς να υποβάλλετε σωστά μηνύματα, να επαληθεύετε τα αποτελέσματα, να προστατεύετε τα δεδομένα και να διαχειρίζεστε τους περιορισμούς.

Μελλοντικό PMO: Χρησιμοποιήστε την Τεχνητή Νοημοσύνη για να μειώσετε τον θόρυβο, να βελτιώσετε τη διακυβέρνηση και να βελτιώσετε τις αποφάσεις για το χαρτοφυλάκιο.

Άρθρα που ίσως σας ενδιαφέρουν μετά από αυτό:

🔗 Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους προγραμματιστές ιστοσελίδων;
Εξερευνήστε πώς η Τεχνητή Νοημοσύνη αλλάζει το μέλλον της ανάπτυξης ιστοσελίδων.

🔗 Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους πολιτικούς μηχανικούς;
Κατανοήστε τον αντίκτυπο της Τεχνητής Νοημοσύνης στους ρόλους και τις ροές εργασίας των πολιτικών μηχανικών.

🔗 Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους λογιστές
Δείτε πώς ο αυτοματισμός αναδιαμορφώνει τα καθήκοντα και τις σταδιοδρομίες στη λογιστική.

🔗 Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους οδηγούς φορτηγών;
Μάθετε πώς η αυτόνομη τεχνολογία μπορεί να επηρεάσει τις εργασίες στον τομέα των φορτηγών.

1. Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Διευθυντές Έργων; Η σύντομη, ελαφρώς ενοχλητική απάντηση

Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Διευθυντές Έργων; Ίσως για τους διοικητικούς διαχειριστές έργων. Απίθανο για τους στρατηγικούς, ανθρωποκεντρικούς Διευθυντές Έργων.

Η Τεχνητή Νοημοσύνη (ΤΝ) ήδη αλλάζει την εργασία των έργων αυτοματοποιώντας τις συνήθεις εργασίες, βοηθώντας στην ανάλυση δεδομένων, υποστηρίζοντας τη λήψη αποφάσεων και επιταχύνοντας τις ροές εργασίας αναφοράς. Η PMI παρουσιάζει την ΤΝ ως μια δύναμη που μπορεί να βελτιστοποιήσει την εκτέλεση των έργων και να αναβαθμίσει τους επαγγελματίες του έργου από την τακτική παράδοση σε πιο στρατηγικό αντίκτυπο.

Έτσι, η ιστορία αντικατάστασης δεν είναι «Τεχνητή Νοημοσύνη εναντίον PM». Είναι περισσότερο σαν:

• Η Τεχνητή Νοημοσύνη αντικαθιστά την επαναλαμβανόμενη διαχείριση έργων.

• Η Τεχνητή Νοημοσύνη βοηθά στη δομημένη λήψη αποφάσεων.

• Η Τεχνητή Νοημοσύνη καθιστά πιο δύσκολο να κρυφτεί η αδύναμη επικοινωνία.

• Η Τεχνητή Νοημοσύνη αυξάνει τις προσδοκίες για ταχύτητα και σαφήνεια.

• Η Τεχνητή Νοημοσύνη ανταμείβει τους Διευθυντές Έργων που κατανοούν τη στρατηγική, τους ανθρώπους και τα συστήματα.

Αυτό το τελευταίο κομμάτι έχει σημασία. Ένας μέτριος PM που προωθεί μόνο ενημερώσεις και ρωτάει «Υπάρχουν εμπόδια;» σε κάθε συνάντηση έχει πρόβλημα. Συγγνώμη, αλλά ναι. Ένας PM που μπορεί να ευθυγραμμίσει τα στελέχη, να διαχειριστεί τον κίνδυνο, να επηρεάσει τις ομάδες, να χειριστεί την ασάφεια και να μετατρέψει τους επιχειρηματικούς στόχους σε συντονισμένη δράση; Αυτό το άτομο γίνεται πιο πολύτιμο, όχι λιγότερο. Σε μια ήσυχη ανατροπή, η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να κάνει τους εξαιρετικούς PM πιο εύκολους στον εντοπισμό.

2. Τι κάνει μια απάντηση στο ερώτημα «Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Διευθυντές Έργων;» καλή; 🤔

Μια καλή απάντηση στο ερώτημα «Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Διευθυντές Έργων;» πρέπει να διαχωρίσει τον τίτλο της θέσης εργασίας από την ίδια την εργασία.

Η διαχείριση έργων δεν είναι ένα ενιαίο έργο. Είναι ένα σύνολο εργασιών που περιλαμβάνει:

• Σχεδίαση

• Χρονοδρομολόγηση

• Παρακολούθηση προϋπολογισμού

• Διαχείριση κινδύνου

• Επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη

• Διευκόλυνση συναντήσεων

• Επίλυση συγκρούσεων

• Συντονισμός πόρων

• Αναφορά

• Υποστήριξη αποφάσεων

• Διαχείριση αλλαγών

• Διαχείριση προμηθευτών και εξαρτήσεων

• Ηγεσία ομάδας

Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει σε πολλά από αυτά. Σε ορισμένα, μπορεί να τα πάει εκπληκτικά καλά. Δώστε της σημειώσεις από συναντήσεις και μπορεί να συνοψίσει τις αποφάσεις. Τροφοδοτήστε της με ένα μπερδεμένο αρχείο καταγραφής κινδύνων και μπορεί να ομαδοποιήσει ζητήματα. Ζητήστε της να συντάξει μια ενημέρωση για τα ενδιαφερόμενα μέρη και μπορεί να παράγει κάτι αξιοπρεπές, ίσως και πολύ στιλβωμένο, όπως ένα λόμπι ξενοδοχείου που προσποιείται ότι είναι ένα έγγραφο στρατηγικής.

Αλλά η διαχείριση έργων είναι επίσης συναισθηματική εργασία. Είναι κρίση υπό συνθήκες αβεβαιότητας. Είναι η κατανόηση του γιατί μια ομάδα λέει «εντάξει» όταν τίποτα δεν είναι καλό. Είναι η γνώση του πότε μια καθυστέρηση είναι τεχνική, πολιτική, οικονομική ή απλώς ανθρώπινη.

Επομένως, μια καλή απάντηση δεν είναι δραματική. Είναι πολυεπίπεδη: η Τεχνητή Νοημοσύνη θα αντικαταστήσει εργασίες, θα αναδιαμορφώσει ρόλους και θα ανεβάσει τον πήχη. Δεν θα αναλάβει μαγικά την ευθύνη.

3. Συγκριτικός Πίνακας: Τεχνητή Νοημοσύνη έναντι Διαχειριστών Έργων σε πραγματικό έργο 📊

Περιοχή εργασίας έργου	Τι μπορεί να κάνει καλά η Τεχνητή Νοημοσύνη	Τι εξακολουθούν να κατέχουν οι Διευθυντές Έργου	Κίνδυνος αντικατάστασης
Αναφορά κατάστασης	Προσχέδια ενημερώσεων, σύνοψη προόδου, εντοπισμός ελλειπουσών πληροφοριών	Αποφασίστε τι έχει σημασία, πλαισιώστε πολιτικά τους κινδύνους	Υψηλό για βασικές αναφορές
Χρονοδρομολόγηση	Προτείνετε χρονοδιαγράμματα, επισημάνετε διενέξεις, εκτιμήστε εξαρτήσεις	Διαπραγματευτείτε συμβιβασμούς, διαχειριστείτε πραγματικούς περιορισμούς	Μέσον
Σημειώσεις συνάντησης	Καταγραφή ενεργειών, αποφάσεων, κατόχων - συνήθως γρήγορα	Διευκρινίστε το νόημα, αμφισβητήστε τις αόριστες δεσμεύσεις	Υψηλή για σημειώσεις
Διαχείριση κινδύνου	Μοτίβα σημείων, προτάσεις μετριασμού	Κρίνετε την αυστηρότητα, κλιμακώστε την κατάλληλη στιγμή	Μέσον
Διαχείριση ενδιαφερομένων μερών	Πρόχειρα email, τμηματοποίηση κοινού	Χτίστε εμπιστοσύνη, επιρροή, διαβάστε την αίθουσα	Χαμηλός
Παρακολούθηση προϋπολογισμού	Παρακολούθηση απόκλισης, σύνοψη δαπανών	Κάντε συμβιβαστικές αποφάσεις, υπερασπιστείτε τις επενδυτικές σας επιλογές	Μέσον
Ηγεσία ομάδας	Προτείνετε check-in και προτροπές	Παρακινήστε, προστατέψτε, καθοδηγήστε, ξεμπλοκάρετε ανθρώπους	Χαμηλός
Ευθυγράμμιση στρατηγικής	Αντιστοίχιση στόχων με εργασίες, δημιουργία πλαισίων	Αμφισβητήστε τις προτεραιότητες, συνδέστε την πολιτική με την επίτευξη αποτελεσμάτων	Χαμηλό, αλλά όχι μηδενικό

Παρατηρήστε το μοτίβο. Η Τεχνητή Νοημοσύνη αποδίδει καλά όταν η εργασία είναι δομημένη, επαναλήψιμη και έχει μεγάλο όγκο δεδομένων. Οι άνθρωποι έχουν μεγαλύτερη σημασία όταν η εργασία είναι ασαφής, συναισθηματική, πολιτική ή έχει υψηλά διακυβεύματα.

Και η εργασία σε ένα έργο είναι ουσιαστικά ένα σάντουιτς αμφισημίας με συναντήσεις στην κορυφή. 🥪

4. Τις εργασίες διαχείρισης έργων που είναι πιθανότερο να αναλάβει η Τεχνητή Νοημοσύνη

Ας είμαστε ειλικρινείς: πολλές εργασίες PM είναι κουραστικές. Απαραίτητες, σίγουρα, αλλά κουραστικές. Η Τεχνητή Νοημοσύνη γίνεται όλο και πιο δύσκολη για αυτούς.

Οι πιο αυτοματοποιημένες εργασίες διαχείρισης έργων περιλαμβάνουν:

• Δημιουργία αρχικών σχεδίων έργου

• Σύνοψη πρακτικών συναντήσεων

• Σύνταξη εβδομαδιαίων αναφορών κατάστασης

• Ενημέρωση αρχείων καταγραφής RAID

• Κατηγοριοποίηση κινδύνων και ζητημάτων

• Σύνταξη επακόλουθων email

• Δημιουργία ενημερώσεων προς τα ενδιαφερόμενα μέρη

• Έλεγχος εξαρτήσεων εργασιών

• Μετάφραση ενημερώσεων έργων για διαφορετικά κοινά

• Δημιουργία απλών πινάκων ελέγχου

• Σύγκριση της πραγματικής προόδου με τα προγραμματισμένα ορόσημα

Η καθοδήγηση διαχείρισης έργων τεχνητής νοημοσύνης της PMI αναδεικνύει τον αυτοματισμό, την ανάλυση δεδομένων, την έξυπνη βοήθεια και την υποστήριξη αποφάσεων ως βασικούς τρόπους με τους οποίους η τεχνητή νοημοσύνη αλλάζει το επάγγελμα.

Αυτό σημαίνει ότι ο ρόλος του «πολύπλοκου διοικητικού διευθυντή» συμπιέζεται. Δεν χάθηκε από τη μια μέρα στην άλλη. Συμπιέστηκε. Σαν λεμόνι σε μια αναθεώρηση του προϋπολογισμού.

Όταν η κύρια αξία σας είναι η χειροκίνητη συλλογή ενημερώσεων από δέκα άτομα και η επικόλληση τους σε μια δέσμη διαφανειών, η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί ήδη να κάνει ένα μεγάλο μέρος αυτού. Ίσως όχι τέλεια. Αλλά αρκετά καλά για να θέσει το ερώτημα: γιατί ένας άνθρωπος ξοδεύει μισή μέρα μορφοποιώντας κόκκινα-κίτρινα-πράσινα κουτιά;

Η απάντηση ήταν «επειδή κάποιος πρέπει». Τώρα η απάντηση είναι «ίσως το κάνει το bot»

5. Οι δεξιότητες διαχείρισης έργων που η Τεχνητή Νοημοσύνη δυσκολεύεται να αντικαταστήσει 🧠

Εδώ είναι που οι Διευθυντές Έργων εξακολουθούν να έχουν ένα σοβαρό εμπόδιο.

Η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν φέρει πραγματικά την ευθύνη. Δεν φέρει πολιτικές συνέπειες. Δεν κατανοεί την εμπιστοσύνη με τον ίδιο τρόπο που την κατανοούν οι άνθρωποι. Μπορεί να αναλύσει το συναίσθημα, σίγουρα, αλλά δεν νιώθει την αμήχανη σιωπή αφού ο οικονομικός διευθυντής ρωτάει γιατί η ημερομηνία παράδοσης μετακινήθηκε ξανά.

Δεξιότητες που η Τεχνητή Νοημοσύνη δυσκολεύεται να αντικαταστήσει περιλαμβάνουν:

• Εκτελεστική επιρροή

• Επίλυση συγκρούσεων

• Διαπραγμάτευση

• Ηθική κρίση

• Προτεραιοποίηση υπό πίεση

• Το ηθικό της ομάδας ανάγνωσης

• Διαχείριση ασάφειας

• Ομάδες καθοδήγησης παράδοσης

• Προστασία της εστίασης

• Λέγοντας όχι χωρίς να πυροδοτείς σχέσεις

• Κατανόηση της οργανωσιακής πολιτικής

Το έργο του Παγκόσμιου Οικονομικού Φόρουμ σχετικά με την εργασία και τις δεξιότητες συνεχίζει να υποδεικνύει έναν συνδυασμό τεχνολογικής ευχέρειας και ανθρώπινων δυνατοτήτων, με τους εργοδότες να δίνουν έμφαση σε δεξιότητες όπως η αναλυτική σκέψη, η ανθεκτικότητα, η ευελιξία, η ηγεσία και η κοινωνική επιρροή.

Αυτή είναι μια τεράστια υπόδειξη. Ο ασφαλέστερος πρωθυπουργός δεν είναι αυτός που αποφεύγει την Τεχνητή Νοημοσύνη. Είναι αυτός που συνδυάζει την ευχέρεια στην Τεχνητή Νοημοσύνη με την κρίση, την επικοινωνία και την ηγεσία.

Οι Project Managers που μπορούν να χρησιμοποιήσουν την Τεχνητή Νοημοσύνη για να κινούνται πιο γρήγορα, παραμένοντας παράλληλα βαθιά ανθρώπινοι, γίνονται επικίνδυνοι με την καλή έννοια. Μπορούν να προετοιμάζουν καλύτερες συναντήσεις, να θέτουν πιο εύστοχες ερωτήσεις, να εντοπίζουν κινδύνους νωρίτερα και να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο παλεύοντας με διοικητικές λάσπες. Υπάρχει μια ιδιαίτερη ελευθερία σε αυτό.

6. Γιατί η φράση «η τεχνητή νοημοσύνη αντικαθιστά τους Project Managers» είναι λάθος

Η φράση «Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Διευθυντές Έργων;» είναι πιασάρικη, αλλά είναι ελαφρώς στρεβλή. Το καλύτερο ζήτημα είναι το εξής: ποια μέρη της διαχείρισης έργων θα αυτοματοποιηθούν και ποια μέρη θα αποκτήσουν μεγαλύτερη αξία;

Επειδή η εργασία συνήθως δεν εξαφανίζεται αμέσως. Μεταλλάσσεται.

Σκεφτείτε τα υπολογιστικά φύλλα. Δεν αφαίρεσαν τους επαγγελματίες του χρηματοοικονομικού τομέα. Άλλαξαν την εικόνα της καλής χρηματοοικονομικής εργασίας. Ξαφνικά, η χειροκίνητη αριθμητική είχε λιγότερη σημασία και η μοντελοποίηση, η ερμηνεία και η επιχειρηματική συνεργασία είχαν μεγαλύτερη σημασία.

Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να κάνει κάτι παρόμοιο με τη διαχείριση έργων.

Ο πρωθυπουργός του μέλλοντος μπορεί να αφιερώνει λιγότερο χρόνο:

• Αναζητώντας ενημερώσεις εργασιών

• Μορφοποίηση αναφορών

• Ξαναγράφοντας σημειώσεις

• Δημιουργία βασικών προτύπων

• Αναζήτηση σε παλιά μηνύματα

• Χειροκίνητη σύγκριση προγραμμάτων

Και περισσότερος χρόνος:

• Ευθυγράμμιση της ηγεσίας

• Βελτίωση της ποιότητας των αποφάσεων

• Διαχείριση διαλειτουργικών τριβών

• Σχεδιασμός συστημάτων παράδοσης

• Καθοδήγηση ομάδων μέσω της αλλαγής

• Μεταφράζοντας τη στρατηγική σε εκτέλεση

• Διαχείριση ροών εργασίας με υποβοήθηση από τεχνητή νοημοσύνη

Η McKinsey έχει εκτιμήσει ότι η παραγωγική τεχνητή νοημοσύνη και άλλες τεχνολογίες αυτοματισμού θα μπορούσαν να συμβάλουν ουσιαστικά στην αύξηση της παραγωγικότητας, απαιτώντας παράλληλα από τους εργαζόμενους να μάθουν νέες δεξιότητες και, σε ορισμένες περιπτώσεις, να αλλάξουν επάγγελμα.

Αυτή είναι η νηφάλια αλλά σημαντική αλήθεια. Η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν εξαλείφει απλώς την εργασία. Αναδιανέμει την προσπάθεια. Άλλοτε βάναυσα, άλλοτε όμορφα, συχνά και τα δύο.

7. Οι Διευθυντές Έργου που διατρέχουν τον μεγαλύτερο κίνδυνο 😬

Ορισμένοι PM είναι πιο εκτεθειμένοι από άλλους.

Οι Διευθυντές Έργων με τον υψηλότερο κίνδυνο είναι συνήθως εκείνοι που:

• Κυρίως λειτουργούν ως υπεύθυνοι προγραμματισμού συναντήσεων

• Αποφύγετε τις δύσκολες συζητήσεις

• Βασίζομαι σε πρότυπα χωρίς να κατανοώ τα συμφραζόμενα

• Αναφέρω πληροφορίες αλλά σπάνια τις ερμηνεύω

• Κλιμακώστε τα πάντα αντί να λύσετε οτιδήποτε

• Δεν καταλαβαίνω την επιχειρηματική περίπτωση

• Δεν μπορώ να εξηγήσω με σαφήνεια τις ανταλλαγές

• Αντισταθείτε στην εκμάθηση εργαλείων Τεχνητής Νοημοσύνης

• Κρυφτείτε πίσω από τη διαδικασία όταν χρειάζεται κρίση

Αυτό είναι σκληρό, αλλά δεν έχει σκοπό να είναι προσβλητικό. Πολλοί οργανισμοί εκπαίδευσαν τους PM σε αυτή τη γωνία. Επιβράβευσαν τις ενημερώσεις κατάστασης, τις τελετουργίες διακυβέρνησης και την «παρακολούθηση της διαδικασίας» περισσότερο από τα αποτελέσματα. Στη συνέχεια, όλοι φάνηκαν έκπληκτοι όταν οι PM έγιναν βοσκοί υπολογιστικών φύλλων.

Η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν θα είναι ευγενική με τους βοσκούς υπολογιστικών φύλλων. 🐑

Όταν το ημερολόγιο ενός πρωθυπουργού είναι γεμάτο, αλλά σπάνια ζητείται η κρίση του, αυτό αποτελεί προειδοποιητικό σημάδι. Το μέλλον ανήκει στους πρωθυπουργούς που μπορούν να απαντήσουν σε ερωτήσεις όπως:

• Ποια απόφαση χρειάζεται;

• Ποιος χρειάζεται να επηρεαστεί;

• Ποιος κίνδυνος υποτιμάται;

• Ποια εξάρτηση είναι ψεύτικη έναντι πραγματικής;

• Ποιο αντάλλαγμα προσποιούμαστε ότι δεν βλέπουμε;

• Τι σημαίνει επιτυχία για την επιχείρηση;

Αυτές δεν είναι ερωτήσεις που απαιτούν απλώς ένα κλικ. Αυτές είναι ερωτήσεις ηγεσίας.

8. Οι Project Managers που θα ευδοκιμήσουν με την Τεχνητή Νοημοσύνη 🚀

Οι πρωθυπουργοί που ευδοκιμούν θα χρησιμοποιούν την Τεχνητή Νοημοσύνη σαν ένα ισχυρό εργαλείο, όχι ως υποκατάστατο προσωπικότητας.

Οι ισχυροί διαχειριστές έργων με δυνατότητα τεχνητής νοημοσύνης θα:

• Χρησιμοποιήστε την Τεχνητή Νοημοσύνη για να συντάξετε και, στη συνέχεια, εφαρμόστε την κρίση σας

• Δημιουργήστε καλύτερα μοντέλα κινδύνου

• Δημιουργήστε πιο ξεκάθαρα μηνύματα από τα ενδιαφερόμενα μέρη

• Αυτοματοποιήστε επαναλαμβανόμενες αναφορές

• Κάντε καλύτερες ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα του έργου

• Διοργανώστε πιο στενές συναντήσεις

• Συγκρίνετε σενάρια πιο γρήγορα

• Παρακολουθήστε τις αποφάσεις σας με μεγαλύτερη συνέπεια

• Προσδιορίστε κρυφές εξαρτήσεις

• Μετατρέψτε τα διδάγματα που αποκτήσατε σε επαναχρησιμοποιήσιμα εγχειρίδια

Η έρευνα τεχνητής νοημοσύνης της Microsoft που επικεντρώνεται στην εργασία έχει προωθήσει την ιδέα της συνεργασίας ανθρώπου-πρακτορείου, όπου οι άνθρωποι συντονίζονται ολοένα και περισσότερο με συστήματα τεχνητής νοημοσύνης ως μέρος των καθημερινών ροών εργασίας και του οργανωτικού σχεδιασμού.

Αυτό έχει μια πολύ προφανή οπτική γωνία διαχείρισης έργων. Οι διαχειριστές έργων (PM) ήδη συντονίζουν άτομα, εργασίες, εξαρτήσεις, προθεσμίες, προϋπολογισμούς και εργαλεία. Η προσθήκη πρακτόρων τεχνητής νοημοσύνης σε αυτό το μείγμα σημαίνει ότι οι διαχειριστές έργων μπορούν να γίνουν ενορχηστρωτές τόσο της ανθρώπινης όσο και της ψηφιακής εργασίας.

Ένας καλός πρωθυπουργός μπορεί σύντομα να ρωτήσει:

• Ποιες εργασίες πρέπει να αναλαμβάνουν οι άνθρωποι;

• Ποιες εργασίες πρέπει να συντάξει η Τεχνητή Νοημοσύνη;

• Ποιες εξόδους χρειάζονται ανθρώπινη αξιολόγηση;

• Πού θα μπορούσε η Τεχνητή Νοημοσύνη να δημιουργήσει κίνδυνο;

• Πώς ελέγχουμε τις συστάσεις που δημιουργούνται από την Τεχνητή Νοημοσύνη;

• Ποια δεδομένα δεν πρέπει να εισάγονται στο σύστημα;

• Πώς διατηρούμε σαφή την λογοδοσία;

Αυτό δεν είναι λιγότερη διαχείριση έργων. Είναι περισσότερη διαχείριση έργων, με επιπλέον καλώδια να προεξέχουν.

9. Πώς η Τεχνητή Νοημοσύνη αλλάζει το PMO

Το Γραφείο Διαχείρισης Έργων αλλάζει επίσης. Αργά σε ορισμένα μέρη, πολύ γρήγορα σε άλλα.

Τα παραδοσιακά PMO συχνά επικεντρώνονται στα εξής:

• Διακυβέρνηση

• Μεθοδολογία

• Πρότυπα

• Αναφορά χαρτοφυλακίου

• Παρακολούθηση πόρων

• Πρότυπα

• Συμμόρφωση

• Επίβλεψη παράδοσης

Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να βελτιώσει όλα αυτά, αλλά μπορεί επίσης να κάνει τις παλιές συνήθειες PMO να φαίνονται οδυνηρά αργές.

Ένα PMO με δυνατότητα τεχνητής νοημοσύνης μπορεί:

• Κίνδυνοι spot χαρτοφυλακίου νωρίτερα

• Αυτόματη τυποποίηση αναφορών

• Σύγκριση της εύρυθμης λειτουργίας του έργου μεταξύ ομάδων

• Εντοπισμός διπλής εργασίας

• Συνοψίστε τους πίνακες ελέγχου των στελεχών

• Προτείνετε αλλαγές πόρων

• Αναλύστε τα διδάγματα που αντλήσατε

• Δημιουργήστε καλύτερα μοντέλα πρόβλεψης

• Βοηθήστε τις ομάδες να ακολουθήσουν την ελαφριά διακυβέρνηση

Υπάρχει όμως μια παγίδα. Ένας PMO που χρησιμοποιεί την Τεχνητή Νοημοσύνη μόνο για να δημιουργεί περισσότερες αναφορές απλώς βάζει καύσιμα πυραύλων σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης. Εντυπωσιακό, αλλά κυρίως λυπηρό. 🚀🗄️

Οι καλύτεροι PMO θα χρησιμοποιούν την Τεχνητή Νοημοσύνη για να μειώσουν τον θόρυβο, όχι για να τον αυξήσουν. Θα απλοποιήσουν τη διακυβέρνηση, θα βελτιώσουν την ταχύτητα λήψης αποφάσεων και θα βοηθήσουν τους ηγέτες να επικεντρωθούν στα λίγα σημάδια του έργου που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

10. Τι θα περιμένουν οι εταιρείες από τους Project Managers στη συνέχεια

Οι εταιρείες θα περιμένουν περισσότερα από τους διαχειριστές πρωτοβουλιών, όχι λιγότερα. Αυτό ακούγεται άδικο, γιατί έτσι είναι. Αλλά ξέρετε πώς είναι τα πράγματα.

Καθώς η Τεχνητή Νοημοσύνη χειρίζεται περισσότερο διοικητικό αποτέλεσμα, οι ηγέτες μπορεί να σταματήσουν να εντυπωσιάζονται από τα γυαλισμένα έγγραφα. Μια καθαρή αναφορά κατάστασης θα είναι η βάση. Το πραγματικό ερώτημα θα είναι: ποια πληροφορία προσθέσατε;

Οι μελλοντικά έτοιμοι PM αναμένεται να:

• Κατανοήστε τα εργαλεία παράδοσης με υποβοήθηση τεχνητής νοημοσύνης

• Επικύρωση εξόδων τεχνητής νοημοσύνης

• Προστατέψτε τα ευαίσθητα δεδομένα του έργου

• Μεταδώστε με σαφήνεια την αβεβαιότητα

• Συνδέστε την παράδοση με την επιχειρηματική αξία

• Διαχείριση της κόπωσης από την αλλαγή

• Ηγηθείτε υβριδικών ροών εργασίας ανθρώπου-τεχνητής νοημοσύνης

• Βελτίωση της ποιότητας λήψης αποφάσεων

• Χειρισμός ηθικών και διοικητικών ζητημάτων

Το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας των ΗΠΑ εξακολουθεί να προβλέπει ανάπτυξη για τους ειδικούς διαχείρισης έργων, κάτι που αποτελεί πολύτιμο αντίβαρο στην καταστροφική αφήγηση. Η ζήτηση δεν εξαφανίζεται με απλό, ευθύγραμμο τρόπο, ακόμη και καθώς η εργασία αλλάζει.

Όχι, λοιπόν, το σήμα της αγοράς δεν είναι «μαζέψτε τα, PMs». Είναι πιο κοντά στο «αναβαθμίστε τον ρόλο πριν τον αναβαθμίσει κάποιος άλλος για εσάς»

Λεπτή διαφορά. Μεγάλες συνέπειες.

11. Πώς οι Project Managers μπορούν να παραμείνουν σχετικοί σε έναν χώρο εργασίας με έντονη τεχνητή νοημοσύνη 🛠️

Ιδού το πρακτικό μέρος. Χωρίς κομφετί που παρακινεί, μόνο αξιόλογες κινήσεις.

Για να παραμείνουν σχετικοί, οι Διευθυντές Έργων θα πρέπει να ενισχύσουν τη θέση τους σε τέσσερις τομείς.

Άριστη γνώση Τεχνητής Νοημοσύνης

Δεν χρειάζεται να γίνετε μηχανικός μηχανικής μάθησης. Αλλά θα πρέπει να κατανοήσετε:

• Προτροπή

• Περιορισμοί Τεχνητής Νοημοσύνης

• Απόρρητο δεδομένων

• Κίνδυνος ψευδαισθήσεων

• Αυτοματοποίηση ροής εργασίας

• Υποβοηθούμενη από Τεχνητή Νοημοσύνη αναφορά

• Ενσωμάτωση εργαλείων

• Διαδικασίες ανθρώπινης αξιολόγησης

Επιχειρηματικό δαιμόνιο

Ένας PM που κατανοεί την επιχείρηση είναι πιο δύσκολο να αντικατασταθεί. Μάθετε:

• Επιπτώσεις στα έσοδα

• Παράγοντες κόστους

• Αποτελέσματα πελατών

• Περιορισμοί λειτουργικού μοντέλου

• Στρατηγικές προτεραιότητες

• Οικονομικά προϊόντων ή υπηρεσιών

Ανθρώπινη ηγεσία

Αυτό είναι το μεγάλο. Βελτιώστε:

• Διευκόλυνση

• Διαχείριση συγκρούσεων

• Διαπραγμάτευση

• Εκτελεστική επικοινωνία

• Προπόνηση

• Ενεργητική ακρόαση

• Χαρτογράφηση ενδιαφερομένων μερών

• Διαχείριση αλλαγών

Πληροφορίες παράδοσης

Πέρα από την «παρακολούθηση εργασίας». Κατανοήστε:

• Agile, waterfall και υβριδική παράδοση

• Στρατηγική κινδύνου

• Διαχείριση εξαρτήσεων

• Σχεδιασμός χωρητικότητας

• Συμβιβασμοί χαρτοφυλακίου

• Σχεδιασμός διακυβέρνησης

• Αρχεία καταγραφής αποφάσεων

• Υλοποίηση οφελών

Βασικά, γίνετε το άτομο που ξέρει τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια και γιατί. Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να σας βοηθήσει να φτάσετε εκεί πιο γρήγορα, αλλά δεν μπορεί να είναι πλήρως αυτό το άτομο για τον οργανισμό.

12. Ένα ρεαλιστικό μέλλον: Η Τεχνητή Νοημοσύνη ως βοηθός, αναλυτής και ενοχλητική ιδιοφυΐα ασκούμενη 🤖

Το πιο ρεαλιστικό μέλλον δεν είναι η Τεχνητή Νοημοσύνη να αντικαταστήσει όλους τους Διευθυντές Έργων. Είναι η Τεχνητή Νοημοσύνη να γίνει ο πάντα διαθέσιμος βοηθός που συντάσσει, ελέγχει, συνοψίζει, αναλύει, γκρινιάζει, προβλέπει και μερικές φορές εφευρίσκει ανοησίες με μεγάλη σιγουριά.

Φερθείτε λοιπόν στην Τεχνητή Νοημοσύνη σαν να είναι μια ενοχλητική ιδιοφυΐα ασκούμενη:

• Γρήγορο, αλλά χρειάζεται επίβλεψη

• Πρακτικό, αλλά όχι υπεύθυνο

• Δημιουργικό, αλλά μερικές φορές λάθος

• Ακούραστος, αλλά αδιάφορος για τα συμφραζόμενα

• Εντυπωσιακό, αλλά χωρίς πολιτική συνείδηση

Αυτό το πλαίσιο βοηθάει. Δεν θα αφήνατε έναν ασκούμενο να παίρνει αποφάσεις για τον προϋπολογισμό, να χειρίζεται έναν έξαλλο πελάτη χωρίς υποστήριξη ή να λέει στους μηχανικούς να αλλάξουν το πεδίο εφαρμογής χωρίς να το ελέγξουν. Το ίδιο ισχύει και για την Τεχνητή Νοημοσύνη.

Χρησιμοποίησε το. Αμφισβήτησέ το. Επαλήθευσέ το. Μην το λατρεύεις.

Ο Διευθυντής Έργου παραμένει υπεύθυνος για την κρίση, την ευθυγράμμιση και τα αποτελέσματα. Και ειλικρινά, αυτά είναι τα μέρη που πάντα είχαν τη μεγαλύτερη σημασία ούτως ή άλλως.

13. Τελικό συμπέρασμα: Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Διευθυντές Έργων;

Λοιπόν, θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Διευθυντές Έργων; Όχι τους καλούς. Αλλά θα αντικαταστήσει τις τεμπέλικες συνήθειες διαχείρισης έργων, την επαναλαμβανόμενη διοικητική εργασία και τους ρόλους που βασίζονται κυρίως στο θέατρο συντονισμού.

Η Τεχνητή Νοημοσύνη θα κάνει την εργασία στα έργα ταχύτερη, πιο αυτοματοποιημένη και πιο πλούσια σε δεδομένα. Θα κάνει επίσης την ανθρώπινη κρίση πιο ορατή. Αυτό είναι άβολο, αλλά και κάπως συναρπαστικό.

Οι PM που θα ευδοκιμήσουν θα είναι αυτοί που θα σταματήσουν να ρωτούν «Πώς μπορώ να προστατεύσω τις παλιές μου εργασίες;» και θα αρχίσουν να ρωτούν «Πώς μπορώ να δημιουργήσω περισσότερη αξία τώρα που οι κουραστικές εργασίες είναι ευκολότερες;»

Αυτή είναι η μετατόπιση.

Η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν θα νοιάζεται για την πιστοποίησή σας, το αγαπημένο σας πρότυπο ή το γεγονός ότι η λίστα καταστάσεων σας έχει δεκαεπτά καρτέλες. Θα νοιάζεται, με τον ψυχρό, μικρό τρόπο της, για τα μοτίβα, τα αποτελέσματα και την ταχύτητα. Οι οργανισμοί, ωστόσο, θα εξακολουθούν να χρειάζονται άτομα που μπορούν να καθοδηγήσουν τους μπερδεμένους ανθρώπους μέσα από μπερδεμένες αλλαγές.

Και εδώ είναι που οι ισχυροί Project Managers εξακολουθούν να κερδίζουν. 📌

Σύντομη περίληψη ✅

Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Διευθυντές Έργων; Η Τεχνητή Νοημοσύνη θα αντικαταστήσει μέρη της διαχείρισης έργων, ειδικά την υποβολή εκθέσεων, την υποστήριξη προγραμματισμού, τις σημειώσεις συναντήσεων και τον βασικό συντονισμό. Δεν θα αντικαταστήσει πλήρως τους Διευθυντές Έργων που προσφέρουν ηγεσία, κρίση, επιρροή από ενδιαφερόμενους φορείς, επιχειρηματική κατανόηση και λογοδοσία.

Το ασφαλέστερο PM δεν είναι αντι-Τεχνητή Νοημοσύνη. Το ασφαλέστερο PM είναι αυτό που γνωρίζει την ΤΝ, έχει εμπορική επίγνωση, είναι συναισθηματικά έξυπνο και αρκετά γενναίο ώστε να παίρνει σκληρές αποφάσεις όταν ο πίνακας ελέγχου φαίνεται όμορφος, αλλά το έργο σιγά σιγά παίρνει φωτιά. 🔥

Παράδειγμα από τον πραγματικό κόσμο: Χρήση της Τεχνητής Νοημοσύνης ως συγκυβερνήτη έργου κατά την ανάπτυξη λογισμικού

Σενάριο

Φανταστείτε έναν Project Manager να ηγείται μιας εξάμηνης ανάπτυξης μιας νέας πλατφόρμας υποστήριξης πελατών. Το έργο περιλαμβάνει εκπροσώπους υποστήριξης, IT, ασφάλειας, οικονομικών, νομικών, εκπαίδευσης και έναν εξωτερικό συνεργάτη υλοποίησης. Πολύ συνηθισμένο. Πολύ μπερδεμένο.

Ο πρωθυπουργός δεν προσπαθεί να αφήσει την Τεχνητή Νοημοσύνη να «τρέξει το έργο». Αυτό θα ήταν γενναίο με τον ίδιο τρόπο που το να δώσεις σε ένα νήπιο την πιστωτική κάρτα της εταιρείας είναι γενναίο. Αντίθετα, χρησιμοποιούν την Τεχνητή Νοημοσύνη για να μειώσουν το διοικητικό φόρτο: συνοψίζοντας τις συναντήσεις, συντάσσοντας ενημερώσεις, ελέγχοντας τους κινδύνους, μετατρέποντας πρόχειρες σημειώσεις σε αρχεία καταγραφής ενεργειών και εντοπίζοντας ασαφή στοιχεία ιδιοκτησίας.

Ο πρωθυπουργός εξακολουθεί να έχει την ευθύνη για τις κρίσεις. Αυτός αποφασίζει πότε θα κλιμακώσει την κατάσταση, πώς θα διατυπώσει τα κακά νέα, ποιοι κίνδυνοι είναι πολιτικά ευαίσθητοι και πότε μια «μικρή καθυστέρηση» αποτελεί στην πραγματικότητα την αρχή μιας πυρκαγιάς.

Τι χρειάζεται ο βοηθός

Για να βοηθήσει σωστά, ο βοηθός τεχνητής νοημοσύνης χρειάζεται καθαρό, περιορισμένο πλαίσιο έργου, όπως:

• Το καταστατικό του έργου ή η επιχειρηματική πρόταση μιας σελίδας

• Το τρέχον σχέδιο ορόσημο

• Ένα αρχείο καταγραφής RAID

• Λίστα ενδιαφερόμενων μερών και προτιμήσεις επικοινωνίας

• Απομαγνητοφωνήσεις ή σημειώσεις συναντήσεων

• Αρχείο καταγραφής αποφάσεων

• Άνοιγμα ενεργειών με κατόχους και ημερομηνίες

• Οποιοιδήποτε κανόνες σχετικά με εμπιστευτικά δεδομένα, ονόματα πελατών, προϋπολογισμούς ή όρια ασφαλείας

Ο PM δεν θα πρέπει να καταχωρεί κάθε ιδιωτικό έγγραφο στο εργαλείο. Τα ευαίσθητα δεδομένα εξακολουθούν να χρειάζονται προστασία. Χρησιμοποιήστε περιλήψεις, ανώνυμες λεπτομέρειες ή εγκεκριμένα εσωτερικά εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης όπου απαιτείται.

Παράδειγμα οδηγιών

Βοηθάτε έναν Διευθυντή Έργου στην ανάπτυξη μιας πλατφόρμας υποστήριξης πελατών. Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω σημειώσεις έργου για να δημιουργήσετε: 1. Μια συνοπτική εβδομαδιαία ενημέρωση κατάστασης για τα ανώτερα ενδιαφερόμενα μέρη 2. Μια λίστα με τις καθυστερημένες ή ασαφείς ενέργειες 3. Τυχόν κινδύνους που χρειάζονται έλεγχο από τον Διευθυντή Έργου 4. Ερωτήσεις που πρέπει να θέσει ο Διευθυντής Έργου πριν από την επόμενη συνάντηση καθοδήγησης Κανόνες: - Μην επινοείτε ημερομηνίες, ιδιοκτήτες, αποφάσεις ή πρόοδο. - Επισημάνετε τις πληροφορίες που λείπουν με σαφήνεια ως "Χρειάζεται επιβεβαίωση". - Διατηρήστε την ενημέρωση της εκτελεστικής επιτροπής κάτω από 180 λέξεις. - Διαχωρίστε τα γεγονότα από τις συστάσεις. - Επισημάνετε οτιδήποτε ενδέχεται να απαιτεί κλιμάκωση.

Καλή έναντι κακής απόδοσης AI

Μια κακή έξοδος λέει:

«Το έργο προχωρά ομαλά, με μικρούς κινδύνους σχετικά με την εκπαίδευση και την τεχνική ετοιμότητα.»

Αυτό ακούγεται εύστοχο, αλλά δεν δίνει στον Πρωθυπουργό σχεδόν τίποτα με το οποίο να ασχοληθεί. Ο κίνδυνος της εκπαίδευσης είναι ασαφής. Η τεχνική ετοιμότητα δεν έχει ιδιοκτήτη. Το «Minor» δεν έχει σαφή πηγή.

Μια καλύτερη απόδοση λέει:

«Το ποσοστό ολοκλήρωσης της εκπαίδευσης βρίσκεται στο 42% έναντι στόχου 70% έως την Παρασκευή. Χρειάζεται επιβεβαίωση: εάν οι επικεφαλής των ομάδων έχουν εγκρίνει επιπλέον εκπαιδευτικές συνεδρίες. Πιθανή κλιμάκωση: εάν η ολοκλήρωση παραμείνει κάτω από το 60% έως τη Δευτέρα, ο όγκος υποστήριξης σε λειτουργία ενδέχεται να αυξηθεί.»

Αυτό δίνει στον πρωθυπουργό κάτι πάνω στο οποίο μπορεί να ενεργήσει.

Πώς να το δοκιμάσετε

Πριν βασιστεί στον βοηθό, ο PM θα πρέπει να τον δοκιμάσει με αδέξιες, ρεαλιστικές εισαγωγές:

• Δώστε του πρόχειρες σημειώσεις από τις συναντήσεις και ελέγξτε αν διαχωρίζει τις αποφάσεις από τα επιπόλαια σχόλια.

• Συμπεριλάβετε έναν κάτοχο ενέργειας που λείπει και δείτε αν επινοεί έναν ή αν επισημαίνει το κενό.

• Προσθέστε δύο ημερομηνίες που αντικρούονται και ελέγξτε αν το προσέξει.

• Ζητήστε του να γράψει μια ενημέρωση τόσο για τη διοίκηση όσο και για την ομάδα και, στη συνέχεια, συγκρίνετε εάν ο τόνος αλλάζει κατάλληλα.

• Δώστε του ένα παλιό αρχείο καταγραφής κινδύνων και ελέγξτε αν προειδοποιεί ότι οι πληροφορίες ενδέχεται να είναι παρωχημένες.

Ο στόχος δεν είναι η τελειότητα. Ο στόχος είναι να ανακαλυφθεί πού βοηθάει το εργαλείο, πού μαντεύει και πού ο διαχειριστής έργου πρέπει να διατηρεί τον απόλυτο έλεγχο.

Τι μπορεί να πάει στραβά

Ο μεγαλύτερος κίνδυνος είναι η ψευδής εμπιστοσύνη. Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να παράγει μια βελτιωμένη ενημέρωση που κρύβει αθόρυβα την αβεβαιότητα, τους χαμένους κατόχους, τα παρωχημένα δεδομένα ή τα πολιτικά ευαίσθητα ζητήματα.

Συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Αντιμετώπιση των περιλήψεων της Τεχνητής Νοημοσύνης ως γεγονότα χωρίς έλεγχο των σημειώσεων πηγής

• Αφήνοντας την Τεχνητή Νοημοσύνη να μετριάσει τους σοβαρούς κινδύνους μέχρι να ακουστούν ακίνδυνοι

• Παροχή εμπιστευτικών πληροφοριών πελατών, υπαλλήλων ή προϋπολογισμού χωρίς έγκριση

• Χρήση μίας γενικής προτροπής για κάθε ομάδα ενδιαφερομένων

• Ξεχνώντας ότι η «σαφής γραφή» δεν είναι το ίδιο με την «καλή κρίση»

• Επιτρέποντας στην Τεχνητή Νοημοσύνη να προτείνει αποφάσεις χωρίς να εξετάζει τους συμβιβασμούς ένας άνθρωπος

Εδώ βγάζει τα προς το ζην ο Διευθυντής Έργου. Ο βοηθός μπορεί να προετοιμάσει την αίθουσα. Ο Διευθυντής Έργου πρέπει ακόμα να το διαβάσει.

Πρακτικό πακέτο

Για έναν Project Manager, η Τεχνητή Νοημοσύνη λειτουργεί καλύτερα ως συγκυβερνήτης έργου: γρήγορη στην οργάνωση πληροφοριών, στη σύνταξη ενημερώσεων και στον εντοπισμό μοτίβων, αλλά δεν είναι υπεύθυνη για το αποτέλεσμα. Ο PM που χρησιμοποιεί καλά την Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να αφιερώσει λιγότερο χρόνο στη μορφοποίηση διαφανειών κατάστασης και περισσότερο χρόνο στην εκτέλεση εργασίας που η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν μπορεί να αναλάβει: κρίση, κλιμάκωση, εμπιστοσύνη, επιρροή και λογοδοσία παράδοσης.

Παράδειγμα από τον πραγματικό κόσμο: Χρήση της Τεχνητής Νοημοσύνης ως συγκυβερνήτη έργου κατά την ανάπτυξη λογισμικού

Σενάριο

Φανταστείτε έναν Project Manager να ηγείται μιας εξάμηνης ανάπτυξης μιας νέας πλατφόρμας υποστήριξης πελατών. Το έργο περιλαμβάνει εκπροσώπους υποστήριξης, IT, ασφάλειας, οικονομικών, νομικών, εκπαίδευσης και έναν εξωτερικό συνεργάτη υλοποίησης. Πολύ συνηθισμένο. Πολύ μπερδεμένο.

Ο πρωθυπουργός δεν προσπαθεί να αφήσει την Τεχνητή Νοημοσύνη να «τρέξει το έργο». Αυτό θα ήταν γενναίο, με τον ίδιο τρόπο που το να δώσεις σε ένα νήπιο την πιστωτική κάρτα της εταιρείας είναι γενναίο. Αντίθετα, χρησιμοποιούν την Τεχνητή Νοημοσύνη για να μειώσουν το διοικητικό φόρτο: συνοψίζοντας τις συναντήσεις, συντάσσοντας ενημερώσεις, ελέγχοντας κινδύνους, μετατρέποντας πρόχειρες σημειώσεις σε αρχεία καταγραφής ενεργειών και εντοπίζοντας ασαφή στοιχεία ιδιοκτησίας.

Ο πρωθυπουργός εξακολουθεί να έχει την ευθύνη για τις κρίσεις. Αυτός αποφασίζει πότε θα κλιμακώσει την κατάσταση, πώς θα διατυπώσει τα κακά νέα, ποιοι κίνδυνοι είναι πολιτικά ευαίσθητοι και πότε μια «μικρή καθυστέρηση» είναι, στην πραγματικότητα, η πρώτη σπίθα μιας πυρκαγιάς.

Τι χρειάζεται ο βοηθός

Για να βοηθήσει σωστά, ο βοηθός τεχνητής νοημοσύνης χρειάζεται καθαρό, περιορισμένο πλαίσιο έργου, όπως:

Το καταστατικό του έργου ή η επιχειρηματική πρόταση μιας σελίδας

Το τρέχον σχέδιο ορόσημο

Ένα αρχείο καταγραφής RAID

Λίστα ενδιαφερόμενων μερών και προτιμήσεις επικοινωνίας

Απομαγνητοφωνήσεις ή σημειώσεις συναντήσεων

Αρχείο καταγραφής αποφάσεων

Άνοιγμα ενεργειών με κατόχους και ημερομηνίες

Οποιοιδήποτε κανόνες σχετικά με εμπιστευτικά δεδομένα, ονόματα πελατών, προϋπολογισμούς ή όρια ασφαλείας

Ο PM δεν θα πρέπει να καταχωρεί κάθε ιδιωτικό έγγραφο στο εργαλείο. Τα ευαίσθητα δεδομένα εξακολουθούν να χρειάζονται προστασία. Χρησιμοποιήστε περιλήψεις, ανώνυμες λεπτομέρειες ή εγκεκριμένα εσωτερικά εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης όπου απαιτείται.

Παράδειγμα οδηγιών

Βοηθάτε έναν Υπεύθυνο Έργου με την ανάπτυξη μιας πλατφόρμας υποστήριξης πελατών.

Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω σημειώσεις έργου για να δημιουργήσετε:

1. Μια συνοπτική εβδομαδιαία ενημέρωση κατάστασης για τα ανώτερα ενδιαφερόμενα μέρη

2. Μια λίστα με εκπρόθεσμες ή ασαφείς ενέργειες

3. Οποιοιδήποτε κίνδυνοι που χρειάζονται έλεγχο από τον PM

4. Ερωτήσεις που πρέπει να θέσει ο Πρωθυπουργός πριν από την επόμενη συνάντηση καθοδήγησης

Κανόνες:

• Μην επινοείτε ημερομηνίες, ιδιοκτήτες, αποφάσεις ή πρόοδο.

• Επισημάνετε ευκρινώς τις πληροφορίες που λείπουν ως «Χρειάζεται επιβεβαίωση».

• Η ενημέρωση της εκτελεστικής επιτροπής πρέπει να είναι μικρότερη από 180 λέξεις.

• Διαχωρίστε τα γεγονότα από τις συστάσεις.

• Επισημάνετε οτιδήποτε ενδέχεται να απαιτεί κλιμάκωση.

Καλή έναντι κακής απόδοσης AI

Μια κακή έξοδος λέει:

«Το έργο προχωρά ομαλά, με μικρούς κινδύνους σχετικά με την εκπαίδευση και την τεχνική ετοιμότητα.»

Αυτό ακούγεται εύστοχο, αλλά δεν δίνει στον Πρωθυπουργό σχεδόν τίποτα με το οποίο να ασχοληθεί. Ο κίνδυνος της εκπαίδευσης είναι ασαφής. Η τεχνική ετοιμότητα δεν έχει ιδιοκτήτη. Το «Minor» δεν έχει σαφή πηγή.

Μια καλύτερη απόδοση λέει:

«Το ποσοστό ολοκλήρωσης της εκπαίδευσης βρίσκεται στο 42% έναντι στόχου 70% έως την Παρασκευή. Χρειάζεται επιβεβαίωση: εάν οι επικεφαλής των ομάδων έχουν εγκρίνει επιπλέον εκπαιδευτικές συνεδρίες. Πιθανή κλιμάκωση: εάν η ολοκλήρωση παραμείνει κάτω από το 60% έως τη Δευτέρα, ο όγκος υποστήριξης σε λειτουργία ενδέχεται να αυξηθεί.»

Αυτό δίνει στον πρωθυπουργό κάτι πάνω στο οποίο μπορεί να ενεργήσει.

Πώς να το δοκιμάσετε

Πριν βασιστεί στον βοηθό, ο PM θα πρέπει να τον δοκιμάσει με αδέξιες, ρεαλιστικές εισαγωγές:

Δώστε του πρόχειρες σημειώσεις από τις συναντήσεις και ελέγξτε αν διαχωρίζει τις αποφάσεις από τα επιπόλαια σχόλια.

Συμπεριλάβετε έναν κάτοχο ενέργειας που λείπει και δείτε αν επινοεί έναν ή αν επισημαίνει το κενό.

Προσθέστε δύο ημερομηνίες που αντικρούονται και ελέγξτε αν το προσέξει.

Ζητήστε του να γράψει μια ενημέρωση τόσο για τη διοίκηση όσο και για την ομάδα και, στη συνέχεια, συγκρίνετε εάν ο τόνος αλλάζει κατάλληλα.

Δώστε του ένα παλιό αρχείο καταγραφής κινδύνων και ελέγξτε αν προειδοποιεί ότι οι πληροφορίες ενδέχεται να είναι παρωχημένες.

Ο στόχος δεν είναι η τελειότητα. Ο στόχος είναι να βρεθεί πού βοηθάει το εργαλείο, πού μαντεύει και πού ο διαχειριστής έργου πρέπει να διατηρεί τον απόλυτο έλεγχο.

Αποτέλεσμα

Ενδεικτικό αποτέλεσμα: με βάση τον χρονισμό πέντε συνηθισμένων εργασιών PM πριν και μετά τη χρήση της ροής εργασίας.

Πριν από τη χρήση της Τεχνητής Νοημοσύνης, ο Διευθυντής Πτυχίου αφιέρωνε περίπου 4 ώρες και 20 λεπτά κάθε εβδομάδα μετατρέποντας τις σημειώσεις των συναντήσεων, τις ενημερώσεις για τις δράσεις, τις αλλαγές κινδύνου και τα σχόλια των ενδιαφερόμενων μερών σε ένα εβδομαδιαίο πακέτο προόδου.

Μετά τη χρήση της Τεχνητής Νοημοσύνης για τα πρώτα προσχέδια, ο ίδιος εβδομαδιαίος κύκλος διαχείρισης διήρκεσε περίπου 1 ώρα και 35 λεπτά:

Σύνοψη σημειώσεων συνάντησης: 60 λεπτά μειώνονται σε 15 λεπτά

Ενημέρωση ενδιαφερομένων για το προσχέδιο: 45 λεπτά μειώνονται σε 12 λεπτά

Καθαρισμός αρχείων καταγραφής RAID: Τα 55 λεπτά μειώνονται σε 25 λεπτά

Λίστα παρακολούθησης ενεργειών: 40 λεπτά μειωμένα σε 13 λεπτά

Προετοιμασία για τη συνάντηση καθοδήγησης: 80 λεπτά μειώνονται σε 30 λεπτά

Αυτή είναι μια εκτιμώμενη εξοικονόμηση 2 ωρών και 45 λεπτών την εβδομάδα ή περίπου 11 ωρών το μήνα.

Ο PM έλεγξε την ποιότητα εξετάζοντας 30 στοιχεία δράσης που δημιουργήθηκαν από την Τεχνητή Νοημοσύνη σε σχέση με τις αρχικές σημειώσεις. Είκοσι επτά ήταν σωστά, δύο χρειάζονταν σαφέστερους κατόχους και ένα είχε λάθος ημερομηνία λήξης. Αυτό δίνει μια πρακτική προειδοποίηση: Η Τεχνητή Νοημοσύνη εξοικονομούσε χρόνο, αλλά η ανθρώπινη αξιολόγηση εξακολουθούσε να εντοπίζει ποσοστό προβλημάτων 10% πριν από την αποστολή οποιουδήποτε στοιχείου.

Τι μπορεί να πάει στραβά

Ο μεγαλύτερος κίνδυνος είναι η ψευδής εμπιστοσύνη. Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να παράγει μια βελτιωμένη ενημέρωση που κρύβει αθόρυβα την αβεβαιότητα, τους χαμένους κατόχους, τα παρωχημένα δεδομένα ή τα πολιτικά ευαίσθητα ζητήματα.

Συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

Αντιμετώπιση των περιλήψεων της Τεχνητής Νοημοσύνης ως γεγονότα χωρίς έλεγχο των σημειώσεων πηγής

Αφήνοντας την Τεχνητή Νοημοσύνη να μετριάσει τους σοβαρούς κινδύνους μέχρι να ακουστούν ακίνδυνοι

Παροχή εμπιστευτικών πληροφοριών πελατών, υπαλλήλων ή προϋπολογισμού χωρίς έγκριση

Χρήση μίας γενικής προτροπής για κάθε ομάδα ενδιαφερομένων

Ξεχνώντας ότι η «σαφής γραφή» δεν είναι το ίδιο με την «καλή κρίση»

Επιτρέποντας στην Τεχνητή Νοημοσύνη να προτείνει αποφάσεις χωρίς να εξετάζει τους συμβιβασμούς ένας άνθρωπος

Εδώ βγάζει τα προς το ζην ο Διευθυντής Έργου. Ο βοηθός μπορεί να προετοιμάσει την αίθουσα. Ο Διευθυντής Έργου πρέπει ακόμα να το διαβάσει.

Πρακτικό πακέτο

Για έναν Project Manager, η Τεχνητή Νοημοσύνη λειτουργεί καλύτερα ως συγκυβερνήτης έργου: γρήγορη στην οργάνωση πληροφοριών, στη σύνταξη ενημερώσεων και στον εντοπισμό μοτίβων, αλλά δεν είναι υπεύθυνη για το αποτέλεσμα. Ο PM που χρησιμοποιεί καλά την Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να αφιερώσει λιγότερο χρόνο στη μορφοποίηση διαφανειών κατάστασης και περισσότερο χρόνο στην εκτέλεση εργασίας που η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν μπορεί να αναλάβει: κρίση, κλιμάκωση, εμπιστοσύνη, επιρροή και λογοδοσία παράδοσης.

Συχνές ερωτήσεις

Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη πλήρως τους Διευθυντές Έργων;

Η Τεχνητή Νοημοσύνη είναι απίθανο να αντικαταστήσει πλήρως τους ισχυρούς Διευθυντές Έργων, ειδικά εκείνους που ηγούνται των ανθρώπων, διαχειρίζονται την ασάφεια και επηρεάζουν τα ενδιαφερόμενα μέρη. Μπορεί να αντικαταστήσει ή να μειώσει την επαναλαμβανόμενη εργασία διαχείρισης έργων, όπως σημειώσεις συσκέψεων, αναφορές κατάστασης, υποστήριξη προγραμματισμού και βασικό συντονισμό. Η μεγαλύτερη αλλαγή είναι ότι οι Διευθυντές Έργων θα αναμένεται να έχουν περισσότερη κρίση, επιχειρηματικό πλαίσιο και ηγεσία, αντί να μεταφέρουν απλώς πληροφορίες από το ένα μέρος στο άλλο.

Ποιες εργασίες διαχείρισης έργων μπορεί να αυτοματοποιήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη;

Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση των πρώτων προσχεδίων των σχεδίων έργου, των περιλήψεων συσκέψεων, των εβδομαδιαίων ενημερώσεων, των ενημερώσεων αρχείων καταγραφής RAID, των email παρακολούθησης, των περιλήψεων του πίνακα ελέγχου και των ελέγχων εξαρτήσεων. Αυτές οι εργασίες είναι συνήθως δομημένες, επαναλήψιμες και έχουν μεγάλο όγκο δεδομένων. Οι Διευθυντές Έργου πρέπει ακόμη να εξετάσουν το αποτέλεσμα, να αποφασίσουν τι έχει σημασία και να βεβαιωθούν ότι η επικοινωνία ταιριάζει στο κοινό, τους κινδύνους και το πολιτικό πλαίσιο του έργου.

Γιατί η Τεχνητή Νοημοσύνη αντικαθιστά ορισμένες εργασίες διαχείρισης έργων;

Η Τεχνητή Νοημοσύνη αντικαθιστά ορισμένες εργασίες διαχείρισης έργων, επειδή πολλές συνήθεις εργασίες Διαχείρισης Έργων (PM) περιλαμβάνουν τη συλλογή, την οργάνωση, τη σύνοψη και την αναδιαμόρφωση πληροφοριών. Αυτοί είναι τομείς όπου η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να λειτουργήσει γρήγορα και με συνέπεια. Ο κίνδυνος είναι υψηλότερος για ρόλους Διαχείρισης Έργων που βασίζονται κυρίως στην αναφορά, τον προγραμματισμό και την αναζήτηση ενημερώσεων. Η ευκαιρία είναι να αφιερώνεται λιγότερος χρόνος στη διαχείριση και περισσότερος χρόνος στις αποφάσεις, την ευθυγράμμιση και τα αποτελέσματα της παράδοσης.

Ποιες δεξιότητες διαχείρισης έργων είναι πιο δύσκολο να αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη;

Η Τεχνητή Νοημοσύνη δυσκολεύεται περισσότερο με την εμπιστοσύνη, την κρίση, την επιρροή, τη διαπραγμάτευση, την επίλυση συγκρούσεων και την ανάγνωση ανθρώπινων καταστάσεων. Μπορεί να προτείνει μηνύματα ή να αναλύσει μοτίβα, αλλά δεν αναλαμβάνει πραγματικά την ευθύνη ούτε κατανοεί την οργανωσιακή πολιτική με έναν βιωματικό τρόπο. Οι Διευθυντές Έργων που μπορούν να διαχειριστούν την πίεση των στελεχών, το ηθικό της ομάδας, τους δύσκολους συμβιβασμούς και τις ασαφείς προτεραιότητες θα παραμείνουν πολύτιμοι σε χώρους εργασίας με έντονη χρήση Τεχνητής Νοημοσύνης.

Πώς μπορούν οι Project Managers να παραμείνουν σχετικοί με την Τεχνητή Νοημοσύνη;

Οι Διευθυντές Έργων μπορούν να παραμείνουν σχετικοί αποκτώντας εξοικείωση με την Τεχνητή Νοημοσύνη, ενισχύοντας παράλληλα την επιχειρηματική τους οξυδέρκεια, την ανθρώπινη ηγεσία και την ευφυΐα τους στην υλοποίηση έργων. Αυτό σημαίνει ότι θα μάθουν πώς να χρησιμοποιούν εργαλεία Τεχνητής Νοημοσύνης, να επικυρώνουν τα αποτελέσματα της Τεχνητής Νοημοσύνης, να προστατεύουν ευαίσθητα δεδομένα και να κατανοούν τους περιορισμούς της. Σημαίνει επίσης βελτίωση της διευκόλυνσης, της επικοινωνίας με τα ενδιαφερόμενα μέρη, της στρατηγικής κινδύνου, της διαχείρισης εξαρτήσεων και της ικανότητας σύνδεσης της εργασίας του έργου με την επιχειρηματική αξία.

Θα αντικαταστήσει η Τεχνητή Νοημοσύνη τους Project Managers, οι οποίοι κάνουν κυρίως διοικητική εργασία;

Η Τεχνητή Νοημοσύνη είναι πιο πιθανό να επηρεάσει τους Διευθυντές Έργων των οποίων η εργασία είναι κυρίως διοικητική. Εάν ο ρόλος ενός Διευθυντή Έργου είναι κυρίως ο προγραμματισμός συσκέψεων, η συλλογή ενημερώσεων, η μορφοποίηση αναφορών και η προώθηση πληροφοριών, η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί ήδη να χειριστεί ένα μεγάλο μέρος αυτής της ροής εργασίας. Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε Διευθυντής Έργου που ασχολείται με τη διαχείριση εξαφανίζεται, αλλά σημαίνει ότι ο ρόλος πρέπει να εξελιχθεί προς την ανάλυση, την κρίση, την επικοινωνία και την ηγεσία.

Πώς θα αλλάξει η Τεχνητή Νοημοσύνη τον ρόλο του PMO;

Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει τους PMO να τυποποιήσουν τις αναφορές, να εντοπίσουν νωρίτερα τους κινδύνους του χαρτοφυλακίου, να συγκρίνουν την εύρυθμη λειτουργία των έργων, να εντοπίσουν διπλές εργασίες, να συνοψίσουν τους πίνακες ελέγχου των στελεχών και να βελτιώσουν τις προβλέψεις. Ο κίνδυνος έγκειται στη χρήση της Τεχνητής Νοημοσύνης απλώς για τη δημιουργία περισσότερων αναφορών και θορύβου. Το ισχυρότερο PMO θα χρησιμοποιήσει την Τεχνητή Νοημοσύνη για να απλοποιήσει τη διακυβέρνηση, να επιταχύνει τις αποφάσεις και να εστιάσει τους ηγέτες στα λίγα σημάδια που πραγματικά έχουν σημασία.

Μπορεί η Τεχνητή Νοημοσύνη να βοηθήσει τους Διευθυντές Έργων να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις;

Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να υποστηρίξει καλύτερες αποφάσεις οργανώνοντας δεδομένα έργου, εντοπίζοντας μοτίβα, προτείνοντας κινδύνους, συγκρίνοντας σενάρια και συντάσσοντας υλικό λήψης αποφάσεων. Δεν πρέπει όμως να αντιμετωπίζεται ως ο τελικός υπεύθυνος λήψης αποφάσεων. Οι Διευθυντές Έργου πρέπει ακόμη να κρίνουν τη σοβαρότητα, να κατανοήσουν τον αντίκτυπο των ενδιαφερόμενων μερών, να επικυρώσουν τις υποθέσεις και να αποφασίσουν πότε θα κλιμακώσουν την κατάσταση. Η Τεχνητή Νοημοσύνη είναι πολύτιμη ως βοηθός και αναλυτής, όχι ως υπεύθυνος για την ευθύνη.

Τι είδους Project Manager θα ευδοκιμήσει με την Τεχνητή Νοημοσύνη;

Οι Project Managers που ευδοκιμούν με την Τεχνητή Νοημοσύνη θα τη χρησιμοποιούν ως ισχυρό εργαλείο και όχι ως υποκατάστατο της σκέψης. Θα αυτοματοποιούν την επαναλαμβανόμενη αναφορά, θα δημιουργούν σαφέστερα μηνύματα προς τα ενδιαφερόμενα μέρη, θα παρακολουθούν τις αποφάσεις με μεγαλύτερη συνέπεια και θα εντοπίζουν τους κινδύνους νωρίτερα. Θα γνωρίζουν επίσης πότε να αμφισβητούν τα αποτελέσματα της Τεχνητής Νοημοσύνης, θα προστατεύουν ευαίσθητες πληροφορίες και θα χρησιμοποιούν την ανθρώπινη κρίση σε στιγμές που αφορούν την πολιτική, την εμπιστοσύνη, την πίεση ή την αβεβαιότητα.

Είναι η Τεχνητή Νοημοσύνη απειλή ή ευκαιρία για τους Διευθυντές Έργων;

Η Τεχνητή Νοημοσύνη αποτελεί ταυτόχρονα απειλή και ευκαιρία, ανάλογα με τον τρόπο που λειτουργεί ο Διευθυντής Έργου. Απειλεί τις επαναλαμβανόμενες διοικητικές συνήθειες και τους ρόλους που βασίζονται στο θέατρο συντονισμού. Δημιουργεί ευκαιρίες για τους Διευθυντές Έργου (PM) που μπορούν να κινούνται πιο γρήγορα, να επικοινωνούν πιο καθαρά και να επικεντρώνονται σε εργασία υψηλότερης αξίας. Ο ασφαλέστερος Διευθυντής Έργου είναι αυτός που γνωρίζει την Τεχνητή Νοημοσύνη, είναι εμπορικά ενημερωμένος, συναισθηματικά έξυπνος και πρόθυμος να κάνει δύσκολες αποφάσεις όταν τα έργα γίνονται ταραγμένα.

Αναφορές

1. Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων - Έκθεση για την Τεχνητή Νοημοσύνη και τη Διαχείριση Έργων με Ηγεσία της Κοινότητας - pmi.org

2. Παγκόσμιο Οικονομικό Φόρουμ - Έκθεση για το Μέλλον των Απασχόλησης 2025 - weforum.org

3. McKinsey & Company - Το οικονομικό δυναμικό της γενετικής τεχνητής νοημοσύνης: Το επόμενο σύνορο της παραγωγικότητας - mckinsey.com

4. Microsoft - Ετήσιος Δείκτης Τάσεων Εργασίας 2025 - microsoft.com

5. Γραφείο Στατιστικών Εργασίας των ΗΠΑ - Ειδικοί στη Διαχείριση Έργων - bls.gov

Βρείτε την τελευταία λέξη της Τεχνητής Νοημοσύνης στο επίσημο κατάστημα βοηθών τεχνητής νοημοσύνης

Σχετικά με εμάς